Ajankohtaista

Kuntien ja kaupunkien toimintaympäristö on murroksessa. Digitalisaatio, talouspaineet ja kasvavat tietoturvavaatimukset ovat johtaneet siihen, että yhä useammassa kunnassa ja kaupungissa harkitaan arkistoinnin ulkoistamista. Ulkoistaminen on monin tavoin järkevä ja kustannustehokas ratkaisu: henkilöriskit vähenevät tietoturva paranee palvelu on tasalaatuista Haluamme kuitenkin, että ulkoistamiseen liittyvät vastuut, velvoitteet ja riskit ymmärretään oikein. Tämä artikkeli on suunnattu erityisesti kuntien […]

Arkistot eivät yleensä aiheuta ongelmia äänekkäästi. Ne eivät hälytä, vuoda tai haise heti. Kun Valoro perehtyy asiakkaidensa arkistoihin, aina silloin tällöin arkistosta löytyy kuitenkin yllätys. Tyypillisesti tilassa todetaan kosteusvaurio ja jopa hometta, joskus vaikkapa osa arkistosta on päässyt huomaamatta kastumaan. ”Jos kyseessä on kellari tai väestönsuoja, jossa on harvoin käyty, hälytyskellot alkavat soida”, sanoo Valoron

Yrityksissä on yhä paljon paperimuotoista aineistoa: mapeittain tositteita, kuitteja ja laskuja. Tietojen hallinta on työlästä, ja niiden etsiminen vie aikaa. Kirjanpitoaineiston digitointi ratkaisee ongelman: kaikki paperiset dokumentit muutetaan sähköiseen muotoon, jolloin ne ovat helposti haettavissa ja käytettävissä. Lue myös: Digitointi-palvelu Kirjanpitoaineiston säilytysajoista määrätään laissa. Voit lukea säilytysajoista esimerkiksi Taloushallintoliiton sivuilta. Mitä kirjanpitoaineiston digitointi tarkoittaa? Kirjanpitoaineiston

Tutustu valorolaisten arkeen ja persoonaan – nyt esittelyssä kokenut monipalvelutyöntekijä Heikki Kaijansinkko Kuka on Heikki Kaijansinkko?  Olen 63-vuotias helsinkiläinen yo-merkonomi. Aloitin työt pankissa 1986 ja Valorolle siirryin vuonna 2023 liikkeenluovutuksen kautta. Miten vaihto pankista asiakirjahallintaan Valorolle sujui?  Se sujui hyvin. Liikkeenluovutus suunniteltiin hyvin etukäteen ja työntekijät pidettiin kartalla. Mitkä ovat sinun työtehtäväsi?  Teen pankki- eli

Lyhyt vastaus: kumpikaan ei ole parempi vaan molemmille on paikkansa. Kun asiakkaamme lähtee digitoimaan asiakirjoja, esimerkiksi arkistoa, yksi ensimmäisistä kysymyksistä on, tarvitaanko mappikohtainen vai asiakirjakohtainen digitointi. Tässä artikkelissa kerromme, mitä eroja niillä on ja mihin tilanteisiin kumpikin sopii. Mappikohtainen digitointi – nopea ja kustannustehokas ratkaisu Mappikohtaisessa digitoinnissa koko fyysinen kansio – esimerkiksi mapillinen kirjanpitoaineistoa –

Tutustu valorolaisten arkeen ja persoonaan – nyt esittelyssä juuri tuotantovastaavana aloittanut Joonatan Viinala Kuka on Joonatan Viinala?  Olen 33-vuotias vasta valittu tuotantovastaava. Muutin 14 vuotta sitten Pohjois-Pohjanmaalta pääkaupunkiseudulle ja Valorolla aloitin monipalvelutyöntekijän hommissa reilu vuosi sitten. Mitkä ovat sinun työtehtäväsi?  Nykyisessä roolissa tuotantovastaavana vastaan digitointi- ja skannauspalveluiden tuotannon organisoinnista, resursoinnista ja kehittämisestä. Johdan ja ohjaan

Olemme iloksemme juuri solmineen yhteistyösopimuksen Senaatti-kiinteistön ja Puolustuskiinteistöjen kanssa. Sopimus koskee arkistointi- ja digitointipalveluja ja on voimassa toistaiseksi. Senaatti-konserni on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani, joka hallinnoi ja huolehtii yhteensä lähes 9 000 kiinteistöstä Suomessa. Rakennuksiin kuuluu muun muassa suojeltuja kohteita, poliisi- ja oikeustaloja, vankiloita, virastojen toimistotiloja ja museoita. Senaatti-konserni koostuu emoyhtiö Senaatti-kiinteistöstä ja tytäryhtiö

Toimintamme kasvaessa etsimme tiimiimme reipasta uutta valorolaista tuotantovastaan tehtävään, asiakirjojen skannauksen ja digitoinnin palveluihin. Haluatko olla avainasemassa sujuvoittamassa yritysten tiedonkäsittelyä ja prosessien digitalisaatiota? Etsimme nyt tuotannosta vastaavaa henkilöä, joka ottaa hoitaakseen asiakirjojen skannaus- ja digitointipalveluidemme tuotannon, raportoinnin ja laadunvalvonnan. Etsimme henkilöä, jolla on vähintään muutaman vuoden kokemus esimerkiksi tuotantopäällikön tai -vastaavan tehtävästä. Meillä Valorolla työskentelee

Tutustu valorolaisten arkeen ja persoonaan – nyt esittelyssä IT-asiantuntija Ville Martti. Kuka on Ville Martti?  Olen 25-vuotias espoolainen nuori. Opiskelen viimeistä vuotta tieto- ja viestintätekniikan insinööriksi Metropolian Ammattikorkeakoulussa. Tavoitteeni on valmistua tämän vuoden aikana.  Kiinnostuin tietotekniikasta vasta myöhemmällä iällä muutama vuosi sitten. Lukioaikana en ajatellut, että tulisin tulevaisuudessa työskentelemään IT-alan parissa.  Mitkä ovat sinun työtehtäväsi? 

Aina näin alkuvuodesta arkistonhoidon arkeen kuuluu tiensä päähän tulleiden asiakirjojen poistoista huolehtiminen. Meillä Valoron tietoturvallisessa arkistohotellissa sijaitsevien paperisten arkistojen palveluun tämä kuuluu automaattisesti. ”Kun me olemme ottaneet arkiston haltuun asiakkaalta, jokaiselle asiakirjalle on määritelty säilytysaika. On niin sanottua ainaissäilytettävää aineistoa, joillakin asiakirjilla säilytysaika voi olla 20 vuodesta jopa 120 vuotta ja sitten toisaalta taas on

Valoron vuosi 2024 oli hyvin mielenkiintoinen ja tapahtumarikas. Mitä kaikkea nousee mieleen, kun mennyttä vuotta muistelee? Vuosi oli erilaisten projektien – ja etenkin digitoinnin vuosi. Digitoinnin projekteja oli isoja ja pieniä: kokonaisia arkistoja, kirjanpidon aineistoja, rakennuspiirustuksia, työsopimuksia ja niin edelleen. Hankimme myös erilaista kalustoa lisää, joten kykymme muuttaa mitä vain digitaaliseksi parani. Yksittäisinä hetkinä mieleen

Harva tietää, että Kela ottaa vastaan ja säilyttää maksutta vanhoja potilasarkistoja. Itse asiassa arkistojen toimituksesta tuli lakisääteistä 1.1.2024, eli jo yli vuosi sitten. Asia koskee myös yrityksiä, jotka eivät itse toimi terveysalalla. Millaisia yrityksiä? Yrityksiä, jotka ovat itse järjestäneet henkilökunnalleen työterveyshuollon ja sittemmin lopettaneet sen. Yritysten vastuulle ovat jääneet arkistoihin kertyneet terveystiedot ja henkilötiedot. Näiden

Paperipostin käsittely on monelle yritykselle arkinen, mutta usein aikaa vievä ja turhauttava prosessi. Näin digiaikana moni asia on muuttunut sähköiseksi mutta paperipostia silti yhä tulee. Hankalaa paperipostin käsittelystä tekee etenkin monipaikkaisuus ja etätyöt: kun ihmiset eivät käy toimistolla, kukaan ei kurkkaa postilaatikkoon. Saapuva posti voidaan helposti skannata ja toimittaa digitaalisesti perille – nopeasti, luotettavasti ja

Tulimme valituksi, kun Valtiokonttori kilpailutti asiakirjahallinnan yhteistyökumppanin. Valoro on toiminut Valtiokonttorin saapuvan postin ja asiakirjojen digitoijana myös edellisellä nelivuotiskaudella 2021–2024. Valtiokonttorin yhteistyökumppanin valinnan kriteereinä olivat tarkkuus, korkea tietoturvaosaaminen ja kustannustehokas toiminta. Valoron valinnan puolesta puhui myös toimipisteiden läheinen sijainti, jonka ansiosta fyysisen kirjepostin ja asiakirjojen kuljettamisen ekologinen jalanjälki on pieni. ”Yhteistyö Valoron kanssa on sujunut

Toimintamme kasvaessa etsimme tiimiimme reipasta uutta valorolaista ASIAKIRJOJEN KÄSITTELYTEHTÄVÄÄN. Päivitys tammikuu 2025: Haku on päättynyt ja työntekijä löytynyt. Toimintamme kuitenkin jatkuvasti kasvaa, joten jos olet kiinnostunut työstä asiakirjahallinnan parissa Valorolla, lähetä avoin hakemus: minna.pitzen@valoro.fi Työ asiakirjojen käsittelyn parissa on rauhallista ja sisäsiistiä toimistotyötä. Työpäivien aikana käytät ainakin toimistotarvikkeita, tietokonetta ja skanneria. Tehtäviisi kuuluu mm. postin

Kuvittele tilanne: Olet juuri saanut tietää, että yrityksesi vanha asiakastietokanta, jota ei ole päivitetty vuosiin, on joutunut tietomurron kohteeksi. Tiedot, jotka olisivat voineet olla jo tuhottuja, ovat nyt rikollisten käsissä. Nykypäivän nopeasti muuttuvassa digitaalisessa ympäristössä monet yritykset ja organisaatiot voivat huomaamattaan altistua vakaville tietoturvariskeille vanhojen asiakastietojen ja dokumenttien säilyttämisen vuoksi. Lainsäädäntö ja yleiset tietosuojaan liittyvät

Valoron työyhteisöön kuuluu parikymmentä työntekijää. Näistä työntekijöistä osa on siirtynyt meille liikkeenluovutuksen kautta. Liikkeenluovutus on aivan omanlaisensa prosessi. Meille se on ollut loistava tapa kasvaa – kuin myös saada ammattitaitoista henkilökuntaa hoitamaan palveluitamme laadukkaasti. Liikkeenluovutuksesta puhutaan kuitenkin yritysten kesken varsin vähän, joten me Valorolla haluamme tuoda kokemuksemme ja vinkkimme esille. Aluksi faktaa, eli liikkeenluovutukseen liittyviä

Miksi yritysten ja organisaatioiden sähköisen arkistoinnin palveluja on kehitetty? Koska niille on selvä tarve. Listasimme 10 syytä, miksi jokaisen yrityksen ja organisaation kannattaa ottaa sähköinen arkistointi käyttöön. 1. Tehokkuus: Sähköinen arkistointi mahdollistaa nopean ja helpon tiedonhaun. Sen avulla työntekijät voivat löytää tarvittavat asiakirjat sekunneissa verrattuna perinteiseen arkistointiin, jossa paperidokumenttien läpikäynti voi viedä huomattavasti enemmän aikaa.

Mitä me teemme? Liikearkistoyhdistyksen Faili-lehti otti Valorosta selvää ja artikkeli julkaistiin lehden numerossa 1/2024. Liikearkistoyhdistys on yritysten arkistointia hoitavien asiantuntijoiden vapaamuotoinen verkosto. Yhdistys järjestää jäsenilleen vierailuja, koulutuksia ja tapaamisia. Se on myös mukana kehittämässä tietojen hallintaa, palvelua ja arkistointia suomalaisissa yrityksissä. Failin jutussa kerrotaan Valoron palvelujen laajuudesta: asiakirjahallintaa, arkistojen kartoituksia, arkistohotellipalveluja, digitointia ja erilaisia kokonaisratkaisuja

Arkiston kohtalo voi nousta yrityksen tapetille monesta syystä. Usein syyt liittyvät tilaan, esimerkiksi muuton yhteydessä huomataan, että vanhalle paperiarkistolle ei ole uudessa toimipisteessä tilaa. Tai vanhoja tiloja järjestellään uusiksi ja huomataan arkiston vievän kallista toimistotilaa. Saatetaan myös havahtua siihen, että arkistot sijaitsevat väestönsuojassa, joka on pelastuslain mukaan oltava tyhjennettävissä tarvittaessa 72 tunnin kuluessa. Toisinaan arkiston

Valoro on kahden miehen, eli Kimmo Kakon ja Anssi Kuosmasen, vuonna 2018 perustama yritys. Mutta moninaisista käytännön syistä johtuen vain Kakko alkoi tuolloin varsinaisesti työskennellä Valoron johdossa ja Kuosmanen jäi enemmän taustavoimaksi. Nyt asia on muuttunut. Anssi Kuosmanen siirtyi passiivisesta omistajasta, aktiiviseksi ja täysipäiväiseksi hallituksen puheenjohtajaksi. ”Vihdoin! Kyllä meillä alusta alkaen oli tarkoitus vetää yritystä

Monet megatrendit vaikuttavat yritysten asiakirjahallintaan. Digitalisaatio etenee radallaan, eli paperin pyörittely on siirtynyt sähköiseksi lähes kaikkialla, mutta vielä on tehtävää. Toisaalta pandemia vauhditti etä- ja hybridityön yleistymistä, joten monet supistavat toimitilojaan ja luopuvat omista arkistotiloista. Kaikki tämä lisää Valoron palveluiden kysyntää, joten tarvitaan hallittua kasvua: lisää osaavia asiakirjahallinnan ammattilaisia. Maaliskuussa joukkoon liittyi palveluesimies Jenna Kylmänen.

Asiakirjojen digitointi on meille Valorolla yksinkertaista. Sujuva läpivirtaus on valttimme, jonka merkityksen ymmärtää parhaiten silloin, kun on kokenut tökkimistä ja ongelmia. Tässä artikkelissa murretaan asiakirjojen digitointiin liittyviä uskomuksia. Aiemmassa artikkelissa kirjoitimme asiakirjojen hyvästä hallinnasta ja töistä, jotka eivät yrityksissä ja organisaatioissa ole oikein kenenkään vastuulla. Asiakirjojen digitointi voi olla yksi tällaisista, ja kun asiakas siirtää

Valoron tuoreen asiakaskyselyn tulokset lähestulkoon mykistävät: kaikki vastanneet suosittelisivat meitä. Avoimissa vastauksissa kiitetään joustavuutta, hyvää palvelua ja ”kanssanne on myös mukava asioida”. Valoron toimitusjohtaja Kimmo Kakko on tuloksiin tyytyväinen: ”Tämä lämmittää mieltä totta kai, sillä haluamme palvella erinomaisesti, ja asiakkaiden halu suositella meitä on erityisen iso juttu.” Korkea laatu on aina ollut Valoroa ohjaava tekijä,

Väestönsuojiin ei kiinnitetty mitään huomiota kymmeniin vuosiin. Onkin ihan sallittua pitää väestösuojaa varastona, harrastustilana tai muussa käytössä, kunhan suoja on helposti tyhjennettävissä ihmisten suojauskäyttöön. Lain mukaan suoja tulee voida ottaa käyttöön 72 tunnin kuluessa, jos viranomainen käskee. Keväällä 2022 maailman uutiset saivat suomalaiset kuitenkin pohtimaan väestönsuojien todellista tilannetta. Saako suojan tarvittaessa nopeasti tyhjäksi? Jos väestönsuojaa

Maaliskuun alussa Valoro sai riveihinsä uuden kokeneen palvelupäällikön Minna Pitzenin. Pitzenillä on vielä perehtymisvaihe meneillään, mutta hän on omien sanojensa mukaan jo ”aivan into piukassa”. ”Olen valmis haastamaan itseni ja näyttämään osaamiseni Valorolla”, Pitzen sanoo. Pitzenillä on vuosikymmenten kokemus erilaisten tukipalveluiden myynnistä ja kehittämisestä asiakkaille eri toimialoilla. Valoron liiketoiminnassa asiakkaiden omaa toimintaa tukevat palvelut liittyvät

Jos olet kiinnostunut työstä Valorolla, lähetä sähköpostia: kimmo.kakko@valoro.fi Valoro on tiedonhallinnan asiantuntijayritys vuosikymmenten kokemuksella. Autamme asiakkaitamme erilaisissa asiakirjojen hallinnan, arkistoinnin ja digitoinnin prosesseissa. Olemme sillanrakentaja digitaalisen ja analogisen maailman välillä – palveleva kumppani sekä sähköisten että paperisten materiaalivirtojen hallinnassa. Tavoitteenamme on tuoda asiakkaillemme säästöjä, tehokkuutta ja sujuvampaa arkea paremman tiedonhallinnan avulla. Toimintamme laajentuessa haemme nyt

Kun yrityksellä on toimipisteitä ympäri Suomen, miten tiedonhallinta sujuu? Ehkä hyvin, ainakin sähköisen tiedonkulun ansioista, mutta paperiarkistojen hallinta saattaa olla epämääräistä ja sekalaisista arkistoista tulla turhia kuluja. Valorolla on tähän ratkaisu: arkistojen kartoitus -palvelu. Useilla aloilla on jopa vuosikymmeniä kestävä velvollisuus pitää huolta tietyistä paperisista asiakirjoista, ja niiden tulee olla myös tietoturvallisesti säilytettyjä. Jos organisaatiolla

”Täällä näitä meidän mappeja on”, sanoo organisaation kiinteistöjohtaja, ja Valoron asiakkuusjohtaja Juha Nissinen kävelee perässä kohti kellarin varastotilaa. Vastassa on 400 neliötä pelkkiä hyllyjä täynnä papereita. Aika tuttu näky Nissiselle, joka on seurannut monien suomalaisten yritysten ja organisaatioiden arkisto-arkea. Tilannekin on tyypillinen: Kellarin yläpuolella sijaitsevissa toimistokerroksissa puuhataan organisaation muuttoa. Toimisto muuttaa, eli työntekijät valmistautuvat siirtymään

Miksi kannattaa valita suomalainen, lähellä sijaitseva kumppani vaikkapa fyysisen postin digitointiin tai asiakirjojen hallintaan? Meillä on kolmen veen vastaus: virheitä vähemmän, välimatkat lyhyemmät, vastuullisuus kaikessa. Valoro on vastuullinen suomalainen yritys, ja suomalaisuus on meille tärkeä arvo. Joskus kuulemme tilanteista, kun esimerkiksi postin digitointi tai asiakirjojen hallinta on siirretty ulkomaille. On monia syitä, miksi asiakirjahallinta kannattaa