kunnat ja kaupungit – arkistot hallintaan
Kunnan arkisto – miten se voi? Luultavasti ihan hyvin, sillä Suomessa kunnat ja kaupungit huolehtivat säilytysvelvollisuudestaan mallikkaasti.
Me Valorolla kuitenkin tiedämme, että paljon voidaan tehdä paremmin. Mitä me tarjoamme kuntien ja kaupunkien arkistojen hallintaan?
- Tilankäytön tehostusta
- Arkistonhoidon laatua ja varmuutta – riskienhallintaa
- Parempia vasteaikoja kuntalaisten aineistotarpeisiin
- Ratkaisuja tilanteisiin, joissa osa arkistosta on paperista ja osa digitaalista
Tyypillisiä arkistotilanteita kunnissa ja kaupungeissa:
Henkilöstön määrä ja koulutus: Kunnan arkistoa hoitaa tyypillisesti tehtävään palkattu arkistonhoitaja. Entä jos hän sairastuu tai lähtee? On myös riskialtista, jos arkiston hallinta on ainoastaan yhden henkilön hyppysissä. Toisaalta arkiston määrä myös vähenee vuosi vuodelta, jolloin tehtävänkuva tulee muotoilla uudestaan.
Tilankäytön haasteet: Pahimmillaan vanha arkisto estää kunnan tilankäytön tehostamisen ja sitä kautta myös mahdolliset taloudelliset säästöt. Voisiko arkiston ulkoistaa?
Asiakirjan saatavuus ja palvelun nopeus: Kuntalaiset ovat nykyään tottuneita nopeaan palveluun. Heille ei välttämättä sovi, että arkistosta tarvittava asiakirja on vasta viikon tai parin päästä saatavilla. Eikä se, jos arkisto on kokonaan kiinni heinäkuussa. Meillä Valorolla arkistonouto tapahtuu pikahakuna 4 tunnissa ja tavallisena hakuna 48 tunnissa.
Paperi ja digi rinnakkain: Paljon arkistoidaan jo suoraan sähköisesti, samalla paperiarkisto on yhä voimissaan. Me tarjoamme monenlaisia hybridiratkaisuja: laatua ja varmuutta erilaisiin arkistotilanteisiin. Palvelumme sijaitsevat aina Suomessa ja kaikki työntekijämme ovat koulutettuja, tietoturvallisen asiakirjahallinnan ammattilaisia.
Hoidamme kunnissa esimerkiksi:
Arkistoja
Todistusten digitointia
Rakennuspiirustusten digitointia
Arkiston kartoituksia
Postin ohjausta ja digitointia
Kiinteistödokumentteja
Säästä tilaa ja lisää mielenrauhaa siirtämällä kunnan tai kaupungin paperiarkisto Valorolle
Arkistohotellipalvelumme säästää asiakkaan aikaa ja tilaa sekä tuo mielenrauhaa. Kyseessä ei ole pelkkä säilytysratkaisu vaan palvelu, joka auttaa arjen tilanteissa.
Valoro on Suomen johtava paperisten asiakirjojen tietoturvallisen säilyttämisen ammattilainen vuosikymmenten kokemuksella. Arkistohotellimme täyttävät korkeat laatu- ja tietoturvakriteerit. Tilamme on suunniteltu muun muassa katastrofinkestävyys ja paperin ihanteelliset säilytysolosuhteet huomioiden.
Arkistohotellipalvelumme sisältää:
- Arkistoratkaisumme perustuu asiakirjojen eri luokittelumalleihin, joiden varassa tiedon hyödyntäminen helpottuu.
- Palvelemme tiedon varmaa säilyvyyttä ja saatavuutta. Tietoturva, säilytysaikaluokitukset, materiaalin saantioikeudet, muut asiakirjan kiertokulkuun liittyvät palvelut määritellään tarkoin
- Asiakirjojen tietoturvallinen tuhoaminen ennalta sovitun aikataulun ja prosessin mukaisesti
Haluatko jutella aiheesta? Ota yhteyttä!