Miksi yritysten ja organisaatioiden sähköisen arkistoinnin palveluja on kehitetty? Koska niille on selvä tarve.
Listasimme 10 syytä, miksi jokaisen yrityksen ja organisaation kannattaa ottaa sähköinen arkistointi käyttöön.
1. Tehokkuus: Sähköinen arkistointi mahdollistaa nopean ja helpon tiedonhaun. Sen avulla työntekijät voivat löytää tarvittavat asiakirjat sekunneissa verrattuna perinteiseen arkistointiin, jossa paperidokumenttien läpikäynti voi viedä huomattavasti enemmän aikaa.
Tietoa saadaan myös helposti koottua esimerkiksi liiketoiminnan tilannekuvan muodostamiseksi.
2. Tilan säästö: Digitaaliset asiakirjat eivät vie fyysistä tilaa toimistossa tai kellarissa, mikä vapauttaa tilaa muihin tarkoituksiin tai mahdollistaa yrityksen muuton pienempään ja mahdollisesti edullisempaan tilaan.
3. Turvallisuus: Sähköiset arkistot ovat paremmin suojattuja esimerkiksi vesivahingoilta ja tulipaloilta kuin perinteiset paperiarkistot. Lisäksi niihin voidaan asettaa monitasoinen käyttöoikeuksien hallinta, joka rajoittaa tietoihin pääsyä vain tarvittaviin henkilöihin.
Tietoturvaa voi lisätä myös salasanoilla – ja sähköinen arkistointijärjestelmä voi käyttää kaksivaiheista, tietoturvallista kirjautumista.
4. Hakemiston joustavuus: Digitaalisissa arkistoissa on mahdollista luoda monipuolisia hakemistoja ja käyttää erilaisia metatietoja, mikä helpottaa asiakirjojen järjestämistä ja löytämistä.
Yhteistyötä reaaliajassa
5. Monipuolisuus: Digitaaliset tiedostot voivat sisältää erilaisia tiedostotyyppejä, kuten tekstiä, kuvia, ääntä ja videoita. Yrityksen sähköinen arkistointi on paljon monipuolisempi kuin perinteinen paperiarkisto.
6. Jaettavuus: Digitaalisia asiakirjoja voi jakaa nopeasti ja helposti eri kanavien kautta, mikä helpottaa tiedon jakamista ja yhteistyötä sekä ulkoisten että sisäisten sidosryhmien kanssa.
7. Yhteistyön helpottaminen: Useat käyttäjät voivat työskennellä saman asiakirjan parissa reaaliajassa. Tämä mahdollistaa keskustelun, palautteen antamisen ja kysymysten esittämisen samalla, kun dokumenttia työstetään, mikä parantaa yhteistyötä ja nopeuttaa päätöksentekoa.
8. Kustannussäästöt: Vaikka sähköisen arkistoinnin käyttöönotto saattaa vaatia aluksi investointeja ohjelmistoihin ja laitteistoihin, pitkällä aikavälillä se voi säästää merkittävästi kustannuksia esimerkiksi paperin, musteen ja varastotilan osalta.
9. Ympäristöystävällisyys: Sähköinen arkistointi vähentää paperinkulutusta ja siten pienentää hiilijalanjälkeä.
10. Lakisääteisten vaatimusten täyttäminen: Euroopassa GDPR asettaa monenlaisia vaatimuksia tiedonhallinnalle. Sähköinen arkistointi voi auttaa yrityksiä noudattamaan GDPR:n vaatimuksia ja säädöksiä.
Sähköinen arkistointijärjestelmä mahdollistaa myös hälytykset tiedostojen poistosta tietyn säilytysajan jälkeen.
Kiinnostuitko yrityksen sähköisen arkistoinnin palveluista? Ota yhteyttä.
Lisätietoa aiheesta sekä sähköisen arkistoinnin kumppanimme Arcistan työkalun käyttöä havainnollistava webinaaritallenne Tietomyrskystä hallituksi virraksi:
