Asiakirjahallinta – millä sanoilla siitä puhumme?

Asiakirja

Asiakirja on yksittäisen asian käsittelyä varten laadittu, kirjallisessa muodossa oleva kokonaisuus, jossa voi olla teksti- tai taulukkomuotoista sisältöä tai esimerkiksi kuvamateriaalia. Asiakirja voi olla alun perin pape­ri­sena, mutta myös sähköisenä, esimerkiksi word-, powerpoint-, excel- tai jpeg-muotoisena aineistona. Yhdessä asiakirjassa voi olla useita eri osia ja se voi olla aineistomäärältään kuinka suuri tahansa.

Dokumentti

Dokumentti tarkoittaa asiakirjan mahdollista yksittäistä osaa. Dokumentti ei siis ole synonyymi asiakirjalle vaan asiakirja voi koostua useasta eri doku­men­­­tista. Asiakirja voi sisältävää varsinaisen pääasian, jota täydentää eri dokumenteista koos­tuva liitemateriaali.

Erilaisissa dokumentin käsittelyn prosesseissa on merkitystä myös papereiden yksi- tai kaksipuoleisuudella. Sivu tai samaa tarkoittava termi pinta kuvaa yksittäistä paperisen dokumentin fyysistä lukukohdetta riippumatta tulosteen yksi- tai kaksipuoleisuudesta.

Skannaus

Skannaus tarkoittaa dokumentin lukemista kuvanlukijalla digitaaliseen muotoon, usein esimerkiksi PDF- tai TIFF-muotoon.

Kansi, kuori tai mappi

Kansi, kuori tai mappi on termi, jolla kuvataan yhtä yksittäistä materiaalierää, joka on ns. niputettu yhteen. Usein tällä kuvataan samalla juuri materiaalierän fyysistä olemusta, esimerkiksi pahvikansilla ympyröityä asiakirjaerää.

asiakirjojen digitointi

Asiakirjahallinta on usein sähköistä, eli asiakirjojen digitointia. Digitointi on yksittäisen asiakirjan käsittelyä siten, että lopputulokseksi tulee indek­soitu, määrämuotoinen sähköinen asiakirja. Digitointiprosessin läpi kulkenut asia­kirja tallennetaan joko operatiiviseen järjestelmään tai sähköiseen arkistoon.

 

Indeksointi tarkoittaa asiakirjan täydentämistä digitoinnin yhteydessä niin sanotuilla metatiedoilla. Metatietoja voivat olla esimerkiksi sopimusnumero, dokumentin tyyppi, asiakkaan nimi ja niin edelleen. Tietoja voidaan lukea sisään useampiin eri tietojärjestelmiin.

Postin digitointi- ja ohjauspalvelulla Valoro tarkoittaa työtä, jolla vastaanotamme asiakasyrityksen puoles­ta heille tulevan fyysisen (ja mahdollisesti myös sähköisenä saapuvan) postin ja ohjaamme nämä skannattuina eteenpäin asiakkaan sähköisiin kanaviin. Tässä yhteydessä Valoro käsittelee ja lajittelee postin indeksoimalla saapuvan materiaalin joillain sovittavilla metatiedoilla.

Sopimushallinnalla Valoro palvelee asiakkaitaan yhteenkokoamalla ja hallinnoimalla kaikkea asiakkaan viral­lista sopimusmateriaalia. Sopimushallinta on digitoinnin eräs sovellettu palvelumuoto, jossa erilaiset viralliset asiakirjat, kuten liiketoimintasopimukset ja vaikkapa työsopimukset kootaan yhteen paikkaan talti­oitaviksi ja indeksoitaviksi. Sopimushallintaa voidaan liittää myös hälytyksiä esimerkiksi kun sopimus on päättymässä.

Niin sopimusten kuin muidenkin asiakirjojen hallinnassa tietoturva on ehdottoman tärkeää joka vaiheessa. Lue lisää tietoturvasta artikkelista Yrityksen tietoturva vaatii ennakointia ja yhteispeliä!

Mitä on sähköinen arkistointi?

Sähköinen arkisto on perinteisen fyysisen arkiston sijasta sähköistä asiakirjahallintaa. Sähköisten asiakirjahallintajärjestel­mien avulla pidetään huolta asiakirjojen käyttöoikeuksista, suojataan ne asiattomilta muutoksilta sekä metatietojen avulla pidetään ne hallittavissa. Järjestelmien avulla voidaan myöhemminkin yhdistää asiakirjat muihin samaan asiaan liittyviin asiakirjoihin. Asiakirjojen tulee olla teknisesti yhdenmukaisia sekä systemaattisesti hävitettävissä säilytystarpeen lakattua.

Digitoinnin rikastaminen on tiedonhallintaa, jossa toistuvaa, erilaisista lähteistä tulevaa tietovirtaa yhdistellään, tarkistetaan ja täydennetään ennen materiaalin toimittamista esimerkiksi asiakkaan omiin tietojärjestelmiin. Digitoinnin rikastamisessa haetaan usein myös täydentäviä osia jostain ulkoisista tietolähteistä.

”Palveleva portinvartija” -toiminnalla varmistetaan muun muassa sopimusten ja tietovirtojen oikeellisuutta ja luotettavuutta. Eli Valoro varmistaa, tarkentaa, täydentää ja tasalaatuistaa aineiston ennen sen päätymistä asiakkaan tietokantoihin tai esim. sähköisiin arkistoihin. 

Mikrofilmaus on varsinkin 1950–2010 asiakirjahallinta-alalla käytetty metodi, jolla säilytettävä aineisto kuvattiin pitkäaikaista säilytystä varten. Mikrofilmit mahtuivat hyvin pieneen tilaan.

Asiakirjahallinta on sekä fyysistä että digitaalista.

arkistointi

Arkistointi on asiakirjojen hallinnan tärkeä peruskäsite. Se tarkoittaa asiakirjojen säilyttämisen menettelyä, jossa huolehditaan varsinaisen säilyttä­misen ohella:

  • materiaalien luetteloinnista
  • rekisteröinnistä ja indeksoinnista
  • tarvittavista pakkaamisista
  • muuttokuljetuksista
  • materiaalien järjestämisestä
  • seulonnasta
  • hyllyttämisestä
  • yleisestä hallinnoinnista.

Arkistoinnin tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyväs­tä hakupalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto sovittavalla, oikea-aikai­sella tavalla.

Arkisto-termillä tarkoitetaan usein asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa tai raken­nusta. Termillä voidaan tarkoittaa myös tiettyä asiakirjaryhmien kokonai­suutta, joka saattaa fyysisesti sijaita useammassakin paikassa.

Mikä on arkistohotelli?

Arkistohotelli on tila, jossa paperimuotoinen arkisto fyysisesti sijaitsee ja jossa arkistointiin liittyvät palve­lut käytännössä tuotetaan. Tarjoamme tietoturvallisia ja laadukkaita arkistohotellipalveluja tiloissamme.

Arkistosiirrossa arkisto siirretään esim. asiakkaan omista tiloista arkistohotelliin. Arkistosiirrossa huomioidaan hyvin tarkoin tietoturvallisuus ja aineiston oikeanlainen luokittelu ja jäsentely arkistohotellia varten. Usein tässä yhteydessä tehdään arviointi mm. saman tien tuhottavaksi siirrettävistä aineistosta, jotta arkistoitavat materiaalit eivät riko GDPR -säännöksiä.

Arkistojärjestelmällä hallitaan arkiston elinkaarta. Arkistojärjestelmään määritellään esimerkiksi asiakirja-, tietosuoja- ja säilytysaikaluokitukset. Arkistojärjestelmä mahdollistaa arkistohotellipalveluiden toimivuuden ja kustannustehokkaan asiakaspalvelun tason.

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto, joka sisältää tyypillisesti organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Arkistonmuodostussuunnitelma on erityisesti julkisen sektorin ja Kansallisarkiston käyttämä termi. Nykyisin käytetään myös termiä Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eAMS). Julkishallinnon sähköisten arkistojen toiminnasta määrää Kansallisarkiston SÄHKE2-normi.

Tarvitsetko arkistoinnin palveluja? Ota yhteyttä!

Mitä on asiakirjojen tietoturvallinen tuhoaminen?

Tietoturvallinen tuhoaminen on aineiston tuhoamista siten, että se ei ole millään tavoin enää luettavissa tai koottavissa uudelleen tarkasteltavaan muotoon. Tietoturvatuhoamisessa on erilaisia vaativuusluokituksia, ja tietosuojaa palvellen onkin valittava tarkoituksenmukaisimmat tuhoamistavat.

Hyllymetri on arkistoinnissa yleisesti käytetty suure. Sillä kuvataan yhden metrin pituiselle hyllytasolle mahtuvaa materiaalia, joka on tyypillisesti kansioissa tai mahdollisesti esim. pahvilaatikoissa. Esimerkiksi Kansalliskirjastossa aineistot mitataan hyllykilometreinä!

Hyllyarkistointi tarkoittaa fyysistä arkistointimetodia, jolloin materiaali säilytetään arkistohyllyissä. Hyllyarkistointi mahdollistaakin arkistohotellipalveluiden tehokkaan toteuttamisen.

Arkistovaunut ovat usein kiskoilla siirreltäviä säilytysyksiköitä, jotka säästävät tilaa.

Holviarkisto on tila, jolla on huomattavasti tavanomaista arkistointia vahvempi fyysinen suoja esim. tulipaloja tai äkillistä ulkoista onnettomuutta arvioiden.

Lava-arkistointi tarkoittaa pelkkää materiaalien säilyttämistä esim. eurolavoilla varastotiloissa. Lava-arkistointi perustuu nimenomaan tilan vuokraamiseen varastointia varten eikä siihen välttämättä sisälly erityisiä palveluita.

Arkistolaatikossa säilytetään arkistoitavaa materiaalia, eikä sille ole määritelty tiettyä kokoa. 

Asiakirjahallinta on tarkkaa työtä.

Aineistoupotus on tapahtuma, jossa olemassa olevaan arkistoon ja siellä olevan materiaalierän sisälle lisätään jotain täydentävää materiaalia.

Aineistolisäys on arkistoon lisättävä aineistoerä, joka tulee jo olemassa olevien materiaalien jatkoksi. Arkistolisäyksessä fyysisesti vanhoja ja uusia aineistoja ei yhdistellä kuten aineistoupotuksessa.

Asiakirjalaina on tapahtuma, kun asiakas pyytää arkistosta jotain yksittäistä asiakirjaa lainaan. Tällöin arkistohotelliin jää tapahtumasta merkintä, jota seurataan tarvittaessa. Näin voidaan selvittää jälkikäteen, kenelle ja milloin materiaalia on toimitettu.

Hakupyyntö on asiakkaan nimikoiduille henkilöille laadittu menettelytapa, jolla asiakkaan arkistomateriaalista haetaan ja toimitetaan aineistoa sovitulla tavalla asiakkaalle.

Säilytysaikaluokitus on arkistojärjestelmään kirjattava tieto, jolla valvotaan erilaisten arkistoitavien materiaalierien tuhoamisajankohtia. Säilytysaikaluokituksen seurauksena tehdään myöhemmin aineiston tuhoamisehdotuksia. Tällä palvelllaan EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämää toimintaa aineiston tuhoamisesta.

PS. VALORO VALOROI – ELI MITÄ?

Meille tämä kaikki tiedonhallinta on valorointia.
Toiminta nopeutuu, kustannukset pienenevät, tietoturvallisuus paranee.

Vieritä ylös