Asiakirjojen digitointi on meille Valorolla yksinkertaista. Sujuva läpivirtaus on valttimme, jonka merkityksen ymmärtää parhaiten silloin, kun on kokenut tökkimistä ja ongelmia. Tässä artikkelissa murretaan asiakirjojen digitointiin liittyviä uskomuksia.
Aiemmassa artikkelissa kirjoitimme asiakirjojen hyvästä hallinnasta ja töistä, jotka eivät yrityksissä ja organisaatioissa ole oikein kenenkään vastuulla. Asiakirjojen digitointi voi olla yksi tällaisista, ja kun asiakas siirtää sen meille, työ helpottuu ja tehostuu – tulee kustannussäästöjä.
Tarjoamme yrityksille laadukasta skannaus- ja digitointipalvelua. Kuitenkin asiakirjojen digitoinnin palveluihin liittyy joitakin – usein virheellisiä – uskomuksia, jotka estävät asiakkaita ymmärtämästä palvelun hyötyjä. Katsotaanpa tarkemmin:
”Asiakirjojen digitointi on kauhean monimutkaista.”
Ei ole, mutta sen saa kyllä helposti kuulostamaan hankalalta. Se johtunee ihmismielestä, jolla on taipumus suhtautua tuntemattomiin asioihin epäillen.
Meille digitointi on suora viiva. Käytännössä asiakkaiden digitoitavat aineistot käsitellään yhdessä huoneessa, parin pöydän ääressä. Prosessi on yksinkertainen ja lyhyt, joten tietoturvakin pysyy tiukasti hallinnassa.
Kun asiakirjojen digitointi on tehokasta, se on myös yksinkertaista. Mahdollisimman suoraviivaisen prosessin luominen vaatii kuitenkin kokemusta ja ammattitaitoa. Jos osaa ennakoida pullonkaulat ja tökkivät kohdat, niitä ei koskaan synnykään.
Myös asiakkaamme kertovat, että digitointipalvelumme on helpottanut ja yksinkertaistanut heidän työtään.
”Kyllä tämä asiakirjojen digitointi näinkin hoituu.”
Ehkä hoituukin, mutta me suosittelemme miettimään kokonaisuutta sekä työntekijöiden kuormitusta. Otetaan esimerkki terveydenhuollon puolelta:
Sairaala tai lääkärikeskus saa jatkuvasti asiakkailta paperisia esitietolomakkeita (ja varmasti monia muitakin papereita). Hoitohenkilökunta skannaa niitä sähköisiksi hoitotyön ohella. Erilaisia skannereita on siellä täällä, ja jokainen yksikkö on luonut digitointiin oman prosessinsa. Skannaamiseen liittyy nimittäin myös indeksoinniksi kutsuttua työtä, eli asiakirjoihin liitetään erilaisia tunnistetietoja, ja ne liitetään sähköisiin järjestelmiin (tästä kerromme asiakirjahallinnan sanastossa).
Kun digitointi tapahtuu hajallaan, organisaatiolta puuttuu kokonaiskuva eikä digitointityö ole oikein kenenkään hallinnassa. Lisäksi hoitajat saattavat kokea skannaustyön kuormittavana lisähommana. Mutta toisaalta siihen on totuttu… ja se kuitenkin hoituu – aina jotenkin.
Kun Valoro otetaan kumppaniksi tällaiseen tilanteeseen, saadaan henkilökunnan taakkaa kevennettyä, pullonkauloja helpotettua ja asiakirjojen digitointi niputettua yhdeksi hallituksi kokonaisuudeksi.
Myös indeksoinnit ja organisaation omiin sähköisiin järjestelmiin liittämiset tehdään yhtenäisellä, varmalla ja turvallisella tavalla. Terveydenhuollon ammattilaiset voivat keskittää työpanoksensa siihen korvaamattomaan työhön, josta heille palkkakin maksetaan.
Myös pitkäaikainen asiakkaamme, työeläkeyhtiö Varma on hyvä esimerkki siitä, miten asiakirjojen digitoinnin ulkoistaminen tuo tehokkuutta ja varmuutta, kun asiakirjahallintaa ei tarvitse enää tehdä omin voimin muun työn ohessa.
Jos idea digitoinnin siirtämisestä ammattilaiselle tuntuu periaatteessa hyvältä mutta käytännön toteuttaminen kauhean työläältä, on hyvä muistaa, ettei koko organisaatiota tarvitse kerralla myllätä. Otamme mielellämme kopin vaikkapa vain yhdestä osasta, jonka pyörittely eniten kuormittaa tai jossa kaivataan kipeimmin selkeyttä. Mikään ei ole meille liian pientä tai suurta.
Asiakirjojen digitoinnin ulkoistaminen on helppoa, nykyaikaista ja älykästä – se oikeasti säästää kustannuksia.
”Kohta kaikki kuitenkin muuttuu sähköiseksi eikä paperisia asiakirjoja enää tarvitse digitoida.”
On totta, että hyvin moni hakemuspaperi, lupa-anomus, palautelomake yms. on nykyään sähköinen asiakirja, eli se on jo valmiiksi digitaalisessa muodossa. Silti digitalisaatio etenee verrattain hitaasti, ja paperisia asiakirjoja on yhä paljon. Näiden prosessien parissa työskentelevät kyllä tietävät, että esimerkiksi erilaisten virallisten lomakkeiden täyttämistä ei voida vielä siirtää 100-prosenttisesti verkkoon.
Syitä tähän on toki monia. Erilaiset sähköiset järjestelmät eivät välttämättä kommunikoi keskenään, kaikkien kansalaisten it-taidot eivät pysy digitalisaation perässä tai laitteisto on riittämätöntä.
Sama digitalisaation vajavaisuus – vai pitäisikö sanoa hitaus – koskee fyysistä postia. Eli vaikka kirjepostin määrä on toki vähentynyt huomattavasti viimeisen vuosikymmenen aikana, sitä yhä tulee. Ja se vähä kirjeenä saapuva posti on usein hyvin tärkeää, eli laskuja tai viranomaispostia.
Yrityksillä ei ole varaa unohtaa postilaatikkoon kurkkaamista, jolloin voi olla hyvin fiksua siirtää postin digitointi meille. Silloin kirjeet saapuvat fyysisinä Valoron toimistolle ja meiltä skannattuina sähköpostilla avainhenkilöille. Myös yhä yleistyvämmän etätyön kannalta tämä on näppärä toimintamalli.
(Ja huom: Vaikka kaikki olisikin digitaalista, myös sähköisissä asiakirjavirroissa on usein paljon käsiteltävää. Lomakkeet lentelevät sinne, sähköpostit tänne, eri osoitteita on pilvin pimein ja usein ihminen joutuu kuitenkin manuaalisesti käsittelemään dokumentin, että se saadaan lopulliseen järjestelmään tai muotoon. Näitä digitaalisiakin virtoja suoristamme, aivan kuten analogisiakin.)
”Mutta kun nuo arkistot tuossa varastossa kuitenkin lojuvat.”
Ei haittaa! Me Valorolla huolehdimme myös paperiarkistoista. Meillä on tietoturvalliset arkistotilat, joissa huolehdimme asiakkaidemme arkistohotellipalveluista pieteetillä.
Työnkuvien selkeyden lisäksi myös työtilat voivat muuttua selkeämmiksi, kun paperiarkistot eivät enää loju siellä täällä nurkissa tai varastonperällä. Asiakirjojen digitointi ja säilytys meillä tuo mielenrauhaa.
Ja entä jos joku kaunis päivä sieltä arkistojen kätköistä tarvitaan juuri tietty asiakirja? Hujan hajan olevista mapeista hakeminen voi kestää tunteja tai päiviä. Valoron ammattimaisesta arkistohotellista tarvitsee vain pyytä kaivattua aineistoa, ja se on tuota pikaa esillä joko skannattuna tai alkuperäisessä muodossaan. Helppoa!
Kuten sanottua, asiakirjojen hallinta on meidän ydintyötämme. Ota yhteyttä – lupaamme keksiä parhaan tavan hoitaa asiakirjojen digitointi juuri teidän tarpeisiinne sopivalla tavalla!
