Arkistot eivät yleensä aiheuta ongelmia äänekkäästi. Ne eivät hälytä, vuoda tai haise heti. Kun Valoro perehtyy asiakkaidensa arkistoihin, aina silloin tällöin arkistosta löytyy kuitenkin yllätys. Tyypillisesti tilassa todetaan kosteusvaurio ja jopa hometta, joskus vaikkapa osa arkistosta on päässyt huomaamatta kastumaan.
”Jos kyseessä on kellari tai väestönsuoja, jossa on harvoin käyty, hälytyskellot alkavat soida”, sanoo Valoron toimitusjohtaja Kimmo Kakko.
Niin sanottujen saastuneiden asiakirjojen tunnistamisessa ja käsittelyssä Valorolla on asiantunteva kumppani, Polygon Finland Oy.
”Meidän ydinosaamistamme on vesivahinkojen kuivaus, kiinteistövahinkojen hoito ja kosteudenhallinta – myös arkistojen osalta”, kertoo palvelupäällikkö Sebastian Eklund Polygonilta.
Yhdessä Valoro ja Polygon pystyvät selvittämään ja ratkaisemaan monenlaiset arkistojen ongelmat sekä huolehtimaan asiakirjoista niiden vaatimalla tavalla.
Käymme nyt läpi neljä eri tilannetta arkistojen riskeihin liittyen:
Tilanne 1: Arkistoa kartoittaessa herää epäilys
Valorolaisten ammattitaito arkiston arvioinnissa keskittyy itse asiakirjojen sisällön, säilytysaikojen ja tuhoamisehdotusten puolelle. Kun he astuvat arkistotilaan, he arvioivat tilaa kuten kuka tahansa.
”Tilassa voi olla epäilyttävä haju tai jokin muu olosuhde, jonka perusteella herää epäilys kosteusvauriosta”, Kakko sanoo.
Tyypillisesti tällaiset epäilystä herättävät arkistot ovat sellaisia, joissa aineistoa on säilytetty koskemattomana kymmeniä vuosia.
”Kun epäilys on noussut, ehdotamme asiakkaalle tarkempia tutkimuksia, joilla varmistetaan, ovatko asiakirjat altistuneet homeelle.”
Tutkimuksista huolehtii Polygon, joka ottaa tarvittavat näytteet ja arvioi tilat ennen kuin Valoron työ arkiston kartoituksessa ja mahdollisessa siirrossa tai digitoinnissa voi jatkua, sillä homeitiölle ei pidä altistua.
”Kyseessä on työturvallisuusriski. Tästä syystä organisaatioiden ei pidä omin päin lähteä penkomaan mahdollisesti homeista arkistoa”, Kakko huomauttaa.
Tilanne 2: Arkisto on jo homeessa tai altistunut homeelle
Jos arkistotilassa on jo todettu tai kartoituksen yhteydessä todetaan hometta, ongelman laajuus ja vakavuus selvitetään, samoin saastuneiden asiakirjojen kohtalo. Usein osa materiaalista on jo elinkaarensa päässä ja suoraan tuhottavissa.
Jos arkistossa on säilytettävää materiaalia, ne joko säilötään vielä paperisina tai digitoidaan. Molemmissa tilanteissa tarvitaan asiakirjojen oikeanlainen puhdistus. Tilanne ja tarpeet käydään aina asiakkaan kanssa tarkkaan läpi ja jos puhdistamista tarvitaan, Valoro astuu sivuun ja Polygon ottaa homman haltuun.
”Saastuneita asiakirjoja ei voi digitoida meidän puhtailla laitteilla emmekä tietenkään voi ottaa arkistohotelliimme asiakirjoja, jotka ovat altistuneet homeelle”, Kimmo Kakko toteaa.
Polygonin Sebastian Eklund puolestaan tietää, että heidän välineillään ja prosesseillaan melkein mikä tahansa asiakirja saadaan puhtaaksi.
”Meillä on suojaimet ja välineet henkilökunnan suojaamiseksi ja tarvittavat erityisjärjestelmät, joilla homeitiöt saadaan puhdistettua tai vaihtoehtoisesti saastuneet asiakirjat digitoitua ja sen jälkeen paperit tuhottua.”
Silti Eklund neuvoo, että käsittely kannattaa tehdä ajoissa. Polygonilla on nähty, miten joissakin organisaatioissa ratkaisuja on pitkitetty, saastuneet mapit vain kääritty kelmuun odottamaan.
”Homeelle altistavat olosuhteet saattavat pitkään jatkuessaan aiheuttaa asiakirjojen lopullisen tuhoutumisen.”
Tilanne 3: Arkisto on kastunut tai muuten vaurioitunut
Polygon huolehtii myös esimerkiksi tulipalon takia vaurioituneen arkiston käsittelystä. Toki tällöin kyse ei ole palaneista asiakirjoista – niitä ei enää pelasteta – vaan esimerkiksi nokilaskeumasta tai sammutustöissä kastuneista papereista.
”Arkistoon on voinut päästä vettä myös vesivahingon, tulvan tai vuotavan katon takia. Kastumiseen reagoinnissa oleellista on nopeus, eli paperit saadaan kyllä pelastettua, kunhan toimitaan ripeästi ennen kuin mikään kasvusto alkaa levitä”, Eklund sanoo.
Polygonilla on erityinen tyhjiökuivaus-menetelmä kastuneiden asiakirjojen digitoimiseksi.
”Käytännössä aineisto ensin pakastetaan ja sitten kuivataan niin että jää muuttuu suoraan höyryksi.”
Tilanne 4: Arkisto kannattaa suojata ennen vahinkoa
Kuitenkin kaikkein tärkeintä olisi, että arkistot olisivat turvassa ja suojassa kaikilta vahingoilta – sekä hiljalleen kehittyviltä että äkillisiltä.
”Riskien ennalta tunnistamisen merkitystä ei voi liikaa korostaa”, Kakko toteaa.
Arkiston riskit – näiltä tulee suojautua:
- Tulipalo ja savuvahingot
- Vesivahingot ja kosteus
- Varkaudet ja ilkivalta
- Asiakirjojen katoaminen tai tuhoutuminen
Edellä mainitut ovat niin sanottuja fyysisiä riskejä. Näiden rinnalle Kimmo Kakko nostaa tietosuojaan liittyvät riskit, kuten pääsyoikeuksien hallinta, ja juridiset riskit, kuten säilytysaikojen rikkominen.
”Kuten sanottua, esimerkiksi kellareissa tai väestönsuojissa sijaitsevat arkistot ovat usein riskialttiita. Lisäksi hajallaan olevat arkistot ovat suojattomia, sillä katoamisen ja väärinkäytön uhka on suurempi.”
Valoron tietoturvallinen arkistohotelli on erinomainen tapa välttää riskit.
Kun asiakirjat siirretään valvottuihin ja arkistointiin suunniteltuihin tiloihin, ne eivät ole alttiina kosteudelle, lämpötilavaihteluille tai luvattomalle käytölle. Samalla arkistot saadaan hallintaan kokonaisuutena: tiedetään, mitä säilytetään, kuinka kauan ja millä perusteella.
”Ennakoiva siirto turvalliseen säilytykseen on usein helpoin ja kustannustehokkain tapa välttää vahingot ja suojata tiedot”, tiivistää Kimmo Kakko.
➡️ Tutustu arkistohotelliin
PS. Hyvä ”arkisto homeessa” -tietopaketti löytyy myös Kansallisarkiston sivuilta.
