Yrityksissä on yhä paljon paperimuotoista aineistoa: mapeittain tositteita, kuitteja ja laskuja. Tietojen hallinta on työlästä, ja niiden etsiminen vie aikaa. Kirjanpitoaineiston digitointi ratkaisee ongelman: kaikki paperiset dokumentit muutetaan sähköiseen muotoon, jolloin ne ovat helposti haettavissa ja käytettävissä.
Lue myös: Digitointi-palvelu
Kirjanpitoaineiston säilytysajoista määrätään laissa. Voit lukea säilytysajoista esimerkiksi Taloushallintoliiton sivuilta.
Mitä kirjanpitoaineiston digitointi tarkoittaa?
Kirjanpitoaineiston digitointi on prosessi, jossa tositteet, laskut, kuitit ja muut kirjanpidon asiakirjat skannataan ja tallennetaan sähköiseen arkistoon. Yleensä digitointi tehdään mappikohtaisesti ja nimetään kansion selkämyksen mukaisesti.
Usein digitoinnin yhteydessä käytetään erilaisia metatietoja (päivämäärä, summa, asiakas), mikä tekee asiakirjojen hakemisesta jatkossa nopeaa ja tarkkaa.
Miksi digitointi kannattaa?
-
- Säästää aikaa ja tehostaa työtä – tositteiden hakeminen mapista vaihtuu muutaman sekunnin hakuun sähköisesti.
-
- Vapauttaa tilaa – paperiarkistot voidaan korvata tietoturvallisella digitaalisella ratkaisulla.
-
- Parantaa tietoturvaa – sähköisesti tallennettu aineisto säilyy turvassa vahingoilta ja katoamiselta.
-
- Mahdollistaa etätyön – digitointi helpottaa kirjanpitäjien, tilintarkastajien ja johdon työtä ajasta ja paikasta riippumatta.
-
- Varmistaa lainmukaisuuden – kirjanpitoaineiston säilytysvelvoite täyttyy luotettavasti digitaalisessa arkistossa.
Millaisille yrityksille kirjanpitoaineiston digitointi sopii?
Kirjanpitoaineiston digitointipalvelu on hyödyllinen ratkaisu kaikille yrityksille – toimialasta ja koosta riippumatta. Erityisen suurta hyötyä on yrityksille, jotka:
-
- käsittelevät suuria määriä tositteita
- toimivat useissa toimipisteissä
- ja / tai
- haluavat vähentää manuaalista työtä ja virheiden riskiä.
Kirjanpitoaineiston digitointi on askel moderniin taloushallintoon
Digitointi ei ole vain paperien skannausta. Se on osa siirtymää kohti tehokkaampaa ja modernimpaa taloushallintoa. Kun aineisto on sähköisessä muodossa, johto saa päätöksenteon tueksi ajantasaista tietoa nopeasti ja luotettavasti.
Asiakkaamme kertoo:
”Digitoimalla pystyimme siirtämään asiakirjat tietoturvalliseen ympäristöön, jossa jokaisesta käyttökerrasta jää merkintä. Lisäksi materiaaleissa olevan tieto on nyt myös koneellisesti haettavissa.
Materiaalit haettiin aikataulun mukaan sovitusti ja digitointi tehtiin yllättävänkin nopeasti. Lisäksi Valoro huolehti alkuperäisten dokumenttien tietoturvallisesta ja -suojatusta tuhoamisesta digitoinnin jälkeen.”
– Carlos Paavola, FusionLayer
Tutustu koko asiakastarinaan kirjanpitoarkiston digitoinnista: FusionLayer – Digitointi säästi tilaa ja lisäsi tietoturvaa
Jos haluat keskustella digitoinnin ratkaisuista tai pyytä tarjouksen, ota yhteyttä:
Anssi Kuosmanen
anssi.kuosmanen@valoro.fi
0400 343 128
