Me Valorolla olemme tehneet tänä vuonna jo noin 30 erilaista arkistomuuttoa. Jokainen muutto on tietysti omanlaisensa mutta onnistuneissa projekteissa toistuvat samat asiat. Kysyimme aiheesta lisää palvelupäällikkö Sini Hietalalta.
Koska Sini Hietala koordinoi Valoron asiakkaiden arkistomuuttoja ja yleensä myös osallistuu varsinaisiin töihin, hän tietää että jokainen muutto on omanlaisensa. Hietalan mukaan onnistumiseen pätevät kaikissa kuitenkin samat säännöt. Ensimmäinen niistä on ennakointi.
”Kun toimitilamuuttoa ryhdytään suunnittelemaan, myös arkistot kannattaa ottaa heti mukaan suunnitelmaan. Mitä aikaisemmin pääsemme keskustelemaan muutosta, sitä paremmin eri vaihtoehdot voidaan selvittää ja työ suunnitella.”
Enemmän sääntö kuin poikkeus on, että arkistossa on myös poistettavaa aineistoa.
”Poistot kannattaa tehdä jo lähtöpäässä. Muuten turhasta aineistosta syntyy kustannuksia ensin muuttamisessa, sitten kirjaamisessa ja hyllyttämisessä – ja lopulta myös jatkuvassa säilytyspalvelussa.”
Valoro avuksi jo seulonnassa
Suurissa organisaatioissa arkisto sisältää yleensä useiden toimintojen aineistoja. Mukaan tarvitaan tavallisesti vastuuhenkilöitä esimerkiksi taloudesta, henkilöstöhallinnosta, liiketoimintayksiköistä ja mahdollisista IPR-aineistoista.
”Hyvin tavallista on sekin, että muutettavaa aineistoa löytyykin viime metreillä lisää, joten jonkun kannattaa selvittää kokonaisuus kunnolla etukäteen.”
Sini Hietalan mukaan on fiksua pyytää Valoron asiantuntijat avuksi jo lähtöpään seulonnassa, vaikka tekisi poistot itse.
”Usein vastaan tulee kysymyksiä eri aineistojen säilytysajoista, jolloin ammattilaisen apu on arvokasta. Tarvittaessa voimme myös laatia asiakkaalle ehdotuksen poistettavista aineistoista, mutta lopullisen päätöksen tekee aina asiakas.”
Aloita arkistomuuton suunnittelu ajoissa
Palataan vielä muuton suunnittelun alkuun. Tarjouksen laatimisen kannalta paras tilanne on se, että pääsemme tutustumaan etukäteen sekä aineistoon että muutto-olosuhteisiin.
”Jos käynti ei ole mahdollinen, hyvät kuvat auttavat paljon”, Hietala neuvoo.
”Erityisen hyödyllisiä ovat kuvat ulkona sijaitsevasta lastauspaikasta, kulkureitistä arkistolle sekä mahdollisten hissien sijainnista ja koosta.”
Hietalan mukaan arkistomuutossa suurimmat ongelmat eivät yleensä synny itse kuljetuksesta vaan siitä, mitä ei ole ehditty selvittää ennen muuttopäivää.
”Siksi onnistunut arkistomuutto alkaa riittävän ajoissa.”
Muutto mielessä? Ota yhteyttä
