Kuntien ja kaupunkien toimintaympäristö on murroksessa. Digitalisaatio, talouspaineet ja kasvavat tietoturvavaatimukset ovat johtaneet siihen, että yhä useammassa kunnassa ja kaupungissa harkitaan arkistoinnin ulkoistamista. Ulkoistaminen on monin tavoin järkevä ja kustannustehokas ratkaisu:
- henkilöriskit vähenevät
- tietoturva paranee
- palvelu on tasalaatuista
Haluamme kuitenkin, että ulkoistamiseen liittyvät vastuut, velvoitteet ja riskit ymmärretään oikein.
Tämä artikkeli on suunnattu erityisesti kuntien ja kaupunkien luottamushenkilöille ja ylimmälle viranhaltijajohdolle, jotka tekevät strategisia päätöksiä arkistointiin liittyen.
Lue myös: Arkisto homeessa – saastuneet asiakirjat – miten toimia?
Arkistointivastuu ei siirry vaikka palvelu ulkoistetaan
Keskeinen periaate on yksiselitteinen: lakisääteinen vastuu asiakirjoista ei siirry ulkoistamalla.
Vaikka arkistointi tai asiakirjahallinta annettaisiin palveluntarjoajan hoidettavaksi, vastuu säilyy aina asiakirjan omistajalla eli kunnalla tai kaupungilla. Tämä koskee sekä paperisia että sähköisiä aineistoja.
Kunta vastaa muun muassa seuraavista:
- asiakirjat säilyvät eheinä, luotettavina ja käytettävinä koko säilytysajan
- tietosuoja ja tietoturva toteutuvat lainsäädännön mukaisesti
- asiakirjat ovat saatavilla viranomaiskäyttöön ja kansalaisten tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi
- arkistointi noudattaa arkistolakia, tiedonhallintalakia ja hyvää tiedonhallintatapaa
Ulkoistaminen ei siis ole vastuun siirtämistä vaan vastuun toteuttamistavan muuttamista.
Mitä vastuita kunnalla on suhteessa palveluntarjoajaan?
Kun arkistointi ulkoistetaan – esimerkiksi arkistohotelliin meille Valorolle – kunnan tai kaupungin rooli muuttuu operatiivisesta toimijasta ohjaajaksi ja valvojaksi. Tämä korostaa sopimusosaamisen ja jatkuvan seurannan merkitystä.
Kunnan vastuulla on varmistaa, että palveluntarjoajalla on riittävä osaaminen ja kokemus julkishallinnon arkistoinnista ja että tietoturva- ja tietosuojavaatimukset on dokumentoitu ja todennettavissa.
Ilman aktiivista ohjausta ja valvontaa ulkoistaminen voi lisätä riskejä sen sijaan, että se vähentäisi niitä.
Tietosuoja ja tietoturva ovat kunnan näkökulmasta kriittisiä asioita
Arkistoidut aineistot sisältävät usein arkaluonteisia henkilötietoja, päätösasiakirjoja ja historiallisesti merkittävää tietoa. GDPR ja kansallinen lainsäädäntö asettavat kunnille ja kaupungeille tiukat vaatimukset.
Vaikka palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä, rekisterinpitäjän vastuu säilyy kunnalla tai kaupungilla itsellään.
Päättäjien on syytä varmistaa, että tietosuoja ei jää tekniseksi yksityiskohdaksi, vaan on osa strategista riskienhallintaa.
Pitkän aikavälin näkökulma: 10, 30 tai 100 vuotta
Arkistointi poikkeaa monista muista ulkoistamispalveluista siinä, että aikajänne on poikkeuksellisen pitkä. Asiakirjoja saatetaan säilyttää vuosikymmeniä – jopa pysyvästi.
Tämä herättää kysymyksiä, joihin kuntapäättäjien tulisi vaatia vastauksia:
- Miten varmistetaan aineistojen käytettävyys teknologian muuttuessa?
- Mitä tapahtuu, jos palveluntarjoaja lopettaa toimintansa?
- Kenellä on tosiasiallinen pääsy aineistoihin kaikissa tilanteissa?
- Kuinka aineistot palautetaan sopimuksen mahdollisesti päättyessä?
Hyvä sopimus ei kata vain nykyhetkeä, vaan myös tulevaisuuden epävarmuuksia. Nämä asiat otetaan meillä Valorolla hyvin huomioon.
Muistilista: mitä kysyä ennen ulkoistuspäätöstä?
Ennen arkistoinnin ulkoistamista kuntapäättäjän kannattaa varmistaa ainakin seuraavat asiat:
- Ymmärretäänkö kunnassa, että vastuu säilyy aina kunnalla?
- Onko palveluntarjoajalla riittävä ymmärrys julkishallinnon arkistoinnin erityistarpeista?
- Ovatko sopimukset riittävän yksityiskohtaisia ja valvottavia?
- Onko tietosuoja- ja tietoturvariskit arvioitu päätöksenteon tasolla?
- Onko ulkoistaminen osa laajempaa tiedonhallinnan strategiaa vai yksittäinen säästötoimi?
Ulkoistaminen voi olla erinomainen ratkaisu – oikein tehtynä!
Arkiston ulkoistaminen ei ole itsessään hyvä tai huono päätös. Se on vastuullinen strateginen valinta, joka vaatii osaamista, pitkäjänteisyyttä ja selkeää omistajuutta.
Kuntapäättäjien rooli on varmistaa, että ulkoistaminen tukee hyvää hallintoa, lainmukaisuutta ja kuntalaisten luottamusta eikä vaaranna niitä.
Kun vastuut tunnistetaan ja niistä pidetään kiinni, ulkoistaminen voi vapauttaa resursseja, parantaa laatua ja vahvistaa tiedonhallintaa. Ilman tätä ymmärrystä riskit voivat realisoitua vuosien – tai vuosikymmenten – päästä.
Jos haluat keskustella kaupungin tai kunnan arkiston ulkoistamisen ratkaisuista tai pyytää tarjouksen, ota yhteyttä:
Anssi Kuosmanen
anssi.kuosmanen@valoro.fi
0400 343 128
Lue myös: Tiedon elinkaari Kuntaliiton sivuill
