Lyhyt vastaus: kumpikaan ei ole parempi vaan molemmille on paikkansa. Kun asiakkaamme lähtee digitoimaan asiakirjoja, esimerkiksi arkistoa, yksi ensimmäisistä kysymyksistä on, tarvitaanko mappikohtainen vai asiakirjakohtainen digitointi. Tässä artikkelissa kerromme, mitä eroja niillä on ja mihin tilanteisiin kumpikin sopii.
Mappikohtainen digitointi – nopea ja kustannustehokas ratkaisu
Mappikohtaisessa digitoinnissa koko fyysinen kansio – esimerkiksi mapillinen kirjanpitoaineistoa – skannataan yhtenä kokonaisuutena. Yksittäisiä asiakirjoja ei erotella, vaan sisältö tallennetaan yhdeksi tiedostoksi, kuten PDF:ksi. Digitoidun dokumentin metatiedot annetaan myös koko mapin tasolla, esimerkiksi:
- mapin nimi tai koodi
- aikajakso
- dokumenttien tyyppi (esim. kirjanpitoaineisto, sopimukset)
Soveltuvuus: Tämä menetelmä on hyvä silloin, kun yksittäisiä asiakirjoja ei tarvitse hakea tai käyttää erikseen. Se on nopeampi ja edullisempi tapa kuin asiakirjakohtainen digitointi.
Asiakirjakohtainen digitointi – yksityiskohtainen ja haettava
Asiakirjakohtaisessa digitoinnissa jokainen asiakirja käsitellään ja tallennetaan omana tiedostonaan. Kullekin asiakirjalle annetaan yksilöidyt metatiedot, kuten:
- asiakirjan otsikko
- päivämäärä
- asiakirjatyyppi (esim. lasku, pöytäkirja, päätös)
- muut asiakkaan tarvitsemat metatiedot
Soveltuvuus: Tämä menetelmä on välttämätön, jos dokumentteja täytyy hakea, lajitella tai käyttää yksittäin. Työ on työläämpää ja kalliimpaa, mutta käyttömahdollisuudet ovat laajemmat – esimerkiksi sähköisessä arkistossa asiakirjoja voi etsiä avainsanoilla tai rajata hakua päivämäärien perusteella. Tämä digitointitapa sopii hyvin esimerkiksi työsopimuksille ja muille sopimuksille.
Me autamme valinnassa
Oikea ratkaisu riippuu tarpeistasi ja budjetistasi. Monissa yrityksissä käytetään molempia menetelmiä rinnakkain – esimerkiksi vanhojen arkistojen digitointi hoidetaan mappikohtaisesti ja uudet, usein tarvittavat asiakirjat asiakirjakohtaisesti.
Me autamme pohtimaan oikeaa tapaa juuri teidän aineiston digitointiin. Ja koska valinta vaikuttaa hintaan – se käydään läpi tarjousvaiheessa.
