Lääkealalla on tiukat säädökset muun muassa asiakirjojen säilytysaikojen ja tietoturvan suhteen. Medfiles vaikuttui Valoron palvelusta jo ennen sopimuksen syntymistä ja palvelu on ylittänyt odotukset.
Toteutet palvelut:
- Aineiston nouto
- Arkistohotelli
Medfiles on vuonna 1987 perustettu CRO-yritys, se on Suomen ensimmäinen yksityinen tutkimuspalveluyritys. Medfiles on ollut vuodesta 2017 lähtien japanilaisen WDB Holdings Co:n omistuksessa mutta yhtiön pääkonttori on edelleen Kuopiossa.
”Palvelemme kansainvälisesti erilaisia terveydenhuollon ja lääkealan yrityksiä heidän tuotteensa elinkaaren kaikissa vaiheissa”, kertoo Maintenance Manager Jani Huusko Medfilesilta.
”Tällä hetkellä kasvavana trendinä on tuoda Euroopan markkinoille lääkkeitä muualta, jolloin lääkevalmisteet on tietenkin uudelleenanalysoitava EU-markkinoita varten.”
Valoron palveluihin Medfiles törmäsi ryhtyessään arvioimaan ja kilpailuttamaan arkistopalveluitaan.
Arkistohotellilta vaaditaan korkeaa laatua
Medfilesillä on terveydenhuoltoalan yrityksenä hyvin tiukat säädökset sille, miten kauan eri dokumentteja tulee säilyttää. Myös tietoturvan on oltava korkea.
”Emme pysty säilyttämään paperiarkistoa omissa tiloissa, joten tarvitsemme arkistohotellin. Kuitenkin tiedostojen tulee olla saatavilla.”
Lääkealan toimijana Medfiles korosti arkistopalveluiden kilpailutuksessa etenkin palvelun laatua ja korkeaa tietoturvaa. Medfilesin laatujohtaja teki Valoron arkistohotelliin auditoinnin ja Huusko kiittää valorolaisia yhteistyöstä siinä, että auditoinnissa tehdyt havainnot otettiin huomioon ja korjattiin.
Tilat ja palvelut todettiin sopiviksi ja sopimus syntyi. Medfilesin koko arkistomateriaali siirrettiin aiemmasta arkistohotellista Valorolle keväällä 2024.
”Olemme tyytyväisiä siihen, että valorolaiset tarkasti kysyivät, miten haluamme arkistomme järjestettävän ja järjestys saatiin tehtyä nimenomaan meidän asiantuntijoidemme ohjeiden mukaan”, Huusko kiittää.
Palvelun ripeys yllätti
Heti seuraavalla viikolla arkiston siirron jälkeen palvelun ripeys pääsi testiin. Eräs Medfilesin asiantuntija huomasi tarvitsevansa tiettyjä arkistoituja dokumentteja pikaisesti.
”Pyysimme materiaalia ja olimme varmoja, että sitä ei saada ajoissa, mutta asiakirjat olivat meillä alle vuorokauden kuluessa. Se oli hienoa, toimituksen nopeus ylitti odotukset ja vakuutti meidät Valoron palvelun laadusta ja joustavuudesta.”
Jani Huusko kertoo, että nyt työt sujuvat jouhevammin, kun arkistomateriaalin saatavuuteen voi luottaa.
”Tykkään ylipäätään Valoron aktiivisesta asenteesta. Saimme hyvää palvelua jo ennen kuin sopimukset tehtiin. Ja nyt asiakkaina olemme olleet erittäin tyytyväisiä, koemme olevamme tärkeitä.”
