Vanha arkisto ei mahtunut uuteen toimitilaan, joten Scania Suomi päätti ulkoistaa arkiston Valorolle. Muutto sujui hyvin ja jatkossa arkistosta huolehditaan niin ettei sinne pääse kertymään turhaa.
Toteutet palvelut:
- Aineiston nouto
- Arkistohotelli
Scania on yksi maailman johtavista kuorma- ja linja-autojen sekä meri- ja teollisuusmoottoreiden valmistajista. Kun Scania Suomen pääkonttorilla ja Helsingin Scania-keskuksella oli muutto edessä, yhtiö päätti luopua kokonaan arkistotiloista.
”Muuton yhteydessä tilat pienenivät eikä ollut mahdollista pitää omaa arkistoa kuten aiemmin”, sanoo hankintapäällikkö Katja Laurikkala Scania Suomi Oy:stä.
Laurikkala kertoo pyytäneensä tarjousta arkiston siirrosta ja arkistohotellista muutamalta yritykseltä ja Valoron kokonaisratkaisu vei voiton.
”Ennen kaikkea Valoron palvelun helppous – avaimet käteen – ja heidän aktiivisuutensa vakuutti. Ison toimitilan muutossa on tuhat asiaa hoidettavana, joten arvostan kumppanin oma-aloitteisuutta.”
Aineisto ei enää unohdu ja kerry
Scanian asiantuntijat kävivät ensin itse läpi vanhan arkiston. Siellä oli muun muassa vanhoja palkka-aineistoja, kirjanpitoa, yhtiön historiaa – ja jätelavallinen tuhottavaa materiaalia.
”Muuton yhteydessä tällainen läpikäynti oli pakollinen, mutta ei sellaiseen ole arjessa resursseja”, Laurikkala toteaa.
”Nyt Valoron arkistohotellissa arkisto ei enää vain unohdu olemaan vaan ammattilaiset käyvät sitä vuosittain läpi ja tuhottavat asiakirjat oikeasti tuhotaan eivätkä ne enää kerry kuten aiemmin.”
Varsinainen arkiston muutto sujui sutjakkaasti.
”Valoro hoiti puolestamme kaiken. Laitoimme vain siirrettävän materiaalin valmiiksi, he sopivat noudon ja tulivat sovittuna aikana. Kun materiaalia löytyi lisää, he hakivat senkin päivän varoitusajalla. Olemme kaiken kaikkiaan tyytyväisiä palveluun.”
