Kuntien lisääntyvät tietopyynnöt nostavat esiin kysymyksen, josta puhutaan liian vähän: kuinka haavoittuvaa kuntien arkistotoiminta on, ja voisiko sen järjestää toisella tavalla? Valoron toimitusjohtaja Anssi Kuosmanen pohtii asiaa.
Yle uutisoi hiljattain kuntien lisääntyneistä tietopyynnöistä. Uutisen mukaan Ähtärissä pyyntöjä oli tullut syyskuun 2026 loppuun mennessä 49, kun koko edellisenä vuonna niitä oli 40. Kaupunki päätti palkata määräaikaisen työntekijän niiden käsittelyyn.
Kuntaliiton mukaan sama ilmiö näkyy muuallakin Suomessa. Tekoälyn avulla tietopyyntöjä on entistä helpompi laatia, ja samalla niiden laajuus on kasvanut.
Uutisen kiinnostavin asia ei mielestäni kuitenkaan ollut tekoäly.
Se oli kuntien tiedonhallinnan haavoittuvuus.
Kaikki toimii, kun työntekijä on töissä
Olen työskennellyt arkistoinnin ja digitoinnin parissa vuosia. Yksi asia on tullut selväksi: arkistointi on pitkälti volyymitoimintaa.
Joissakin kunnissa tekeminen on priimaa ja toisissa kunnissa tilanne ei kestä tarkastelua. Tämän tiedän, sillä olen keskustellut arkistoista lukuisien kuntien edustajien kanssa.
Monessa kunnassa arkistoinnin käytännön tehtävät ovat yhden tai muutaman työntekijän vastuulla. He tuntevat aineistot, tietävät missä mitäkin säilytetään ja osaavat löytää tarvittavat asiakirjat.
Mutta mitä tapahtuu, kun tämä yksi ihminen sairastuu? Jää pidemmälle lomalle? Tai siirtyy eläkkeelle?
Entä jos tietopyyntöjen määrä yhtäkkiä kaksinkertaistuu?
Pienessä yksikössä ei välttämättä ole ketään, jolle työkuorman voisi siirtää. Arkistointi vaatii osaajansa. Näitä osaajia on koko ajan vähemmän, sillä ala koetaan hiipuvaksi. Silloin rekrytointikaan ei ole helppoa
Ja juuri silloin toimintamallin heikkoudet tulevat näkyviin.
Meillä aineistopyyntö hoituu jopa 4 tunnissa
Suuremmassa arkistopalveluyksikössä työtä voidaan jakaa useiden työntekijöiden kesken. Osaamista voidaan keskittää, sijaisuuksia järjestää ja ruuhkahuippuja tasata.
Meillä Valorolla palvelulupaus arkistosta tehtävälle aineistopyynnölle on kaksi vuorokautta. Pikahaku suoritetaan neljässä tunnissa.
Se perustuu toimintamalliin, jossa palvelun jatkuvuus ei ole yhden henkilön varassa.
Tässä on kuitenkin tärkeää erottaa kaksi asiaa toisistaan: arkistosta tehtävä aineistohaku ei ole sama asia kuin viranomaisen tietopyyntöön vastaaminen. Viranomaisen on tarvittaessa arvioitava myös asiakirjojen julkisuutta, salassapitoa ja henkilötietojen luovuttamisen edellytyksiä.
Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt on käsiteltävä viivytyksettä, tavallisesti viimeistään kahdessa viikossa ja erityisen työläissä tapauksissa viimeistään kuukaudessa.
Mutta mitä nopeammin tarvittavat asiakirjat löytyvät, sitä enemmän aikaa jää varsinaiseen asian käsittelyyn.
Ulkoistaminen ei aina ole oikea ratkaisu
Kunnissa on totuttu arvioimaan, kannattaako esimerkiksi siivous tai kiinteistöhuolto tuottaa itse vai hankkia ulkopuolelta. Arkistointia on sen sijaan perinteisesti pidetty kunnan omana työnä.
Kunnan vastuu asiakirjoistaan ja tiedonhallinnastaan säilyy, vaikka arkistopalvelut ulkoistettaisiin. Viranomaisvastuu ei kuitenkaan tarkoita, että myös käytännön arkistotyö ja säilytys pitäisi hoitaa kunnan omin resurssein.
Mielestäni olisi myös liian yksinkertaista väittää, että kaikkien kuntien kannattaisi ulkoistaa arkistonsa.
- Jos kunta omistaa arkistokiinteistön, eivät sen kustannukset katoa sillä, että asiakirjat siirretään palveluntuottajalle.
- Jos aineistoa on vähän, tilat ovat tarkoituksenmukaiset ja henkilöstöresurssit riittävät, nykyinen toimintamalli voi hyvinkin olla järkevin.
Toisaalta tilanne voi olla täysin toinen kunnassa, jonka arkisto sijaitsee kalliissa vuokratiloissa, aineistomäärät kasvavat ja käytännön työ on yhden eläköityvän työntekijän vastuulla.
Juuri siksi ratkaisuja ei pitäisi tehdä yleisten mielikuvien perusteella. Jokainen tapaus pitää arvioida erikseen.
Tiedetäänkö kunnissa, mitä arkistointi todella maksaa?
Pelkkä arkistotyöntekijän palkka ei kerro toiminnan kokonaiskustannuksia.
Mukaan pitäisi laskea myös tilat, energia, ylläpito, järjestelmät, laitteet, henkilöstön sijaisjärjestelyt ja tarvittavat investoinnit.
Lisäksi pitäisi tarkastella asioita, joita on vaikeampi ilmaista euroina.
Miten toimintaa jatketaan avainhenkilön poissa ollessa? Kuinka nopeasti tietopyyntöihin pystytään reagoimaan? Miten vuosikymmenten aikana kertynyt hiljainen tieto säilyy työntekijöiden vaihtuessa?
Entä mitä vaihtoehtoinen toimintamalli maksaisi, kun myös kunnalle jäävät kustannukset otetaan huomioon?
Kysymys ei ole vain euroista, vaan palvelun toimintavarmuudesta.
Ei suoraan ulkoistamaan vaan ensin vaihtoehdot tiskiin
Minusta kuntien pitäisi tarkastella arkistopalveluidensa järjestämistä samalla tavalla kuin muitakin tukipalveluitaan:
Ensin selvitetään nykytilanne, todelliset kustannukset ja toimintaan liittyvät riskit. Sen jälkeen vertaillaan vaihtoehtoja.
Valitettavasti nykytilanne näyttäisi olevan monessa kunnassa hukassa. Arkistossa voi olla vanhentunutta aineustoa ja muun muassa hyvinvointialueelle tehtävät arkistosiirrot ovat tekemättä. Kaiken lähtökohta on se, että ymmärretään paljonko sitä aineistoa on. Vastaan on tullut tapauksissa, jossa aineistovirheet ovat kilometreissä, eikä metreissä.
Me tarjoamme tähän selvitykseen palvelua. Palvelun ostaminen voi tuntua nololta koska silloin myönnetään, että homma ei ole ollut hanskassa. Vanha sanonta ”Tosiasioiden tunnustaminen on viisauden alku” pitää tässäkin tapauksessa paikkansa.
Selvityksen perusteella joillekin kunnille paras ratkaisu voi olla oman toiminnan kehittäminen. Toisille yhteistyö naapurikuntien kanssa. Kolmansille arkistopalveluiden osittainen tai laajempi ulkoistaminen.
Tärkeintä on, että päätös tehdään tietoon perustuen.
Arkistoinnin toimintavarmuutta ei pitäisi testata vasta silloin, kun se yksi ihminen ei tulekaan töihin.
Keskustelen aiheesta mielelläni, ota yhteyttä: Anssi Kuosmanen, anssi.kuosmanen@valoro.fi, 0400 343 128
