Pyysimme taannoin Mikko Hyväriseltä, Liikearkistoyhdistyksen hallituksen puheenjohtajalta, näkemyksiä asiakirjahallinnan alan kehityksestä ja tulevaisuudesta.
Liikearkistoyhdistyksellä on varmasti yksi Suomen parhaista näkymistä asiakirjahallinnan alan, toimintatapojen ja osaamisen kehittymisestä. Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan Mikko Hyvärisen mielestä tiedonhallinta nähdään yhä asiakirjahallintaan vihkiytymättömien taholta liian usein asiana, joka ei herätä juuri kiinnostusta.
– Tiedon pitäisi olla lähes kaikkea toimintaa ajava voima modernissa yhteiskunnassa eivätkä IT-ratkaisut yksistään hoida tiedonhallintaa.
Hyvärisen mukaan osa yrityksistä ja organisaatioista on aina kiinnittänyt huomiota tiedonhallinnan laatuun, jolloin esimerkiksi AI-ratkaisuja on nyt helpompi ottaa käyttöön. Osa on jäänyt odottelemaan, että teknologia itsestään ratkaisee ongelmat.
– Tiedonhallinta ei ole juoksukilpailu eikä projekti vaan tiedon jatkuva sekä systemaattinen elinkaaren hallinnan prosessi.
Kaikki tarvittava osaaminen löytyy kyllä
Yritykset ja organisaatiot hakevat aktiivisesti AI:lta apua ja tehokkuutta tiedonhallintaan kuten moniin muihinkin tehtäviin. Ymmärrettävästi asiakirjahallinnan niin sanottua perinteistä osaamista kysytään nykyään vähemmän.
Mikko Hyvärinen kuitenkin näkee, että myös perinteistä osaamista yhä tarvitaan, kun metadatan laatu ei riitä tai dokumentinhallinta liian hajallaan, jotta AI ottaisi täysin koppia. Myös pitkäaikaissäilytys pysyy tärkeänä vuodesta toiseen.
– Suomesta löytyy kaikkea tarvittavaa osaamista tiedonhallintaan ja sen kehittämiseen, sitä voi rekrytoida tai sitä voi ostaa ulkopuolelta – ja osaamista voi kartuttaa myös erilaisin koulutuksin, sanoo Hyvärinen.
– Asiakirjahallinnan asiantuntijalla tulee aina olla vastuu asiakirjahallinnan jatkumosta: selkeästä ja systemaattisesti seurattavasta prosessista.
Rohkeasti viestiä ylös – nyt on momentum
Asiakirjahallinnan ammattilaisella on Mikko Hyvärisen mielestä myös tärkeä rooli siinä, että tiedonhallinta otetaan organisaatioissa tosissaan.
– Harmittavan usein ammattilaiset lannistuvat vastarinnassa tai eivät osaa artikuloida asiaansa tarpeeksi hyvin ylöspäin. Tiedonhallinta on kuitenkin yhteistyötä, jossa siihen erikoistuneiden vastuulla on varmistaa kykyjensä mukaan tiedon laadun tärkeys organisaatiossaan ja viestiä mahdollisuudet sekä uhat ylöspäin rohkeasti ja totuudenmukaisesti, Hyvärinen pohtii.
– Nyt olisi momentum nostaa tiedonhallinnan ammattikunnan profiilia.
Artikkelikuva on tehty tekoälyllä.
