Toimisto muuttaa – mitä tehdä vanhalle paperiarkistolle?

”Täällä näitä meidän mappeja on”, sanoo organisaation kiinteistöjohtaja, ja Valoron asiakkuusjohtaja Juha Nissinen kävelee perässä kohti kellarin varastotilaa.

Vastassa on 400 neliötä pelkkiä hyllyjä täynnä papereita. Aika tuttu näky Nissiselle, joka on seurannut monien suomalaisten yritysten ja organisaatioiden arkisto-arkea.

Tilannekin on tyypillinen: Kellarin yläpuolella sijaitsevissa toimistokerroksissa puuhataan organisaation muuttoa. Toimisto muuttaa, eli työntekijät valmistautuvat siirtymään vasta valmistuneeseen, modernimpaan tilaan.

Mutta kellarin mapit – nekin pitäisi saada jonnekin!

Onko arkistolle sijaa uusissa toimitiloissa?

Edellä kuvattu tilanne on tosi. Asiakirjahallinnan asiantuntijayritys Valoro teki organisaatiolle tarjouksen ja mapit siirtyivät Valoron tietoturvalliseen arkistohotelliin. Siellä ne vievät vain viidesosan aiemmasta tilasta.

Juha Nissinen tietää, että monet yritykset havahtuvat arkiston tilaongelmiin ja paremman hoidon tarpeeseen nimenomaan muuton takia.

”Uusiin toimistorakennuksiin arkkitehdit eivät enää piirrä erillistä tilaa paperiarkistoille. Tilat tehdään digitalisaation ehdoilla, mikä on fiksua. Kyllä paperi koko ajan vähenee”, Nissinen sanoo.

”Mutta paperi ei suinkaan ole kadonnut. Yllättävän monilla yrityksillä on edelleen fyysisiä paperiarkistoja varaston tai kellarin perällä. Usein lakikin säätelee, että tietyt asiakirjat on säilytettävä – jotkin potilasasiakirjat jopa 100 vuotta.”

Nykyaikainen yritys tai organisaatio siirtääkin arkistonsa ammattilaisen huomaan.

Mitä arkistohotelli tarkoittaa?

Arkistohotelli on tehokkaasti suunniteltu, järkevästi järjestetty säilytettävien asiakirjojen tila. Valorolla arkistohotelli ei ole pelkkä säilytystila vaan palvelu: arkistosta huolehditaan, asiakirjoja tarvittaessa digitoidaan ja niihin lisätään erilaisia tunnistetietoja.

Arkistonhoidon ammattilaisena Valoro hallitsee arkiston muuton nopeasti ja simppelisti.

”Emme hätkähdä, vaikka arkistohotelliimme siirtyvä arkisto joskus on jäsentymätön, monien vuosien ja eri ihmisten toimesta kertyneiden papereiden joukkio. Tai vaikka se sijaitsisi peltihalleissa 10 eri paikkakunnalla – mikä muuten on tietoturvan kannalta iso riski”, Juha Nissinen kertoo.

”Meillä arkisto järjestetään oikein, varjellaan tarvittavaa numerointia ja luokittelua, jotta asiakirjojen löydettävyys ja käytettävyys on täydellinen.”

Etätyöarjessa asiakirjojen löydettävyys korostuu

Niin, arkistot ovat lopulta ihmisiä varten.

Tällä hetkellä yhteiskunnassa keskustellaan ”uudesta normaalista”, johon vahvasti liittyy se, että ihmiset haluavat tehdä paljon etätöitä sittenkin, kun se ei enää ole pakollista.

On otettava huomioon, miten arkistot palvelevat etätyöarkea.

Mitä tapahtuu, kun etänä Puumalan-mökillään töitä tekevä asiantuntija yhtäkkiä tarvitseekin sen vanhan asiakirjan konttorin kellarista Espoosta eikä kukaan ole toimistolla läsnä? Tai se läsnä oleva ei ehdi lähteä kaivelemaan mappeja?

”Kun arkisto on meidän tietoturvallisissa tiloissamme, se on aina saatavilla ja tarvitaan vain hakupyyntö, niin tarvittu dokumentti on pian skannattuna asiantuntijan ruudulla – vaikka siellä Puumalassa”, Nissinen lupaa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä, varaa puolen tunnin maksuton Teams-palaveri!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Voi vee, mitä halpatyö teettää!

Miksi kannattaa valita suomalainen, lähellä sijaitseva kumppani vaikkapa fyysisen postin digitointiin tai asiakirjojen hallintaan? Meillä on kolmen veen vastaus: virheitä vähemmän, välimatkat lyhyemmät, vastuullisuus kaikessa. …

Lue lisää →

Asiakirjojen digitointi – hoitaako sen joku, kaikki vai ei kukaan?

Sujuva läpivirtaus. Se on Valoron valtti, jonka merkityksen ymmärtää parhaiten silloin, kun on kokenut tökkimistä ja ongelmia. Meille asiakirjojen digitointi on yksinkertaista, joten murretaanpa hieman …

Lue lisää →

Kiinnostuitko?

Vieritä ylös