Miksi kannattaa valita suomalainen, lähellä sijaitseva kumppani vaikkapa fyysisen postin digitointiin tai asiakirjojen hallintaan? Meillä on kolmen veen vastaus: virheitä vähemmän, välimatkat lyhyemmät, vastuullisuus kaikessa.
Valoro on vastuullinen suomalainen yritys, ja suomalaisuus on meille tärkeä arvo. Joskus kuulemme tilanteista, kun esimerkiksi postin digitointi tai asiakirjojen hallinta on siirretty ulkomaille.
On monia syitä, miksi asiakirjahallinta kannattaa hoitaa Suomessa, suomeksi ja lähellä. Tässä kolme selvintä:
1. Virheet
Hinta ei muodostu vain siitä, mitä jokin asia x maksaa. Myös virheet maksavat. Digitoinnin ulkoistamisessa saatetaan ajatella, että se on vain tekninen suoritus, kun paperi skannataan. Mutta voi käydä niin, että 40 000 lomakkeen käsittelyssä 1 400 tulee virheellisinä takaisin: väärin merkitty, väärin ymmärretty tai kadonnut. Tällaisten selvittelystä – etenkin ulkomaalaisen toimijan kanssa – tulee helposti mittavat kustannukset.
Me puhumme suomea, me ymmärrämme suomalaiseen kulttuuriin liittyviä nyansseja. Jos vaikkapa dokumentissa lukee HKI, hoksaamme heti sen tarkoittavan Helsinkiä. Kuinka moni Virossa tai Intiassa pystyy samaan?
Lopulta suomalainen toimija on huomattavasti tasalaatuisempi, jolloin hinta–laatusuhde on nimenomaan passeli.
Valorolla homma menee kerralla oikein, nopeasti ja virheettömästi.
2. Välimatkat
Toinen ulkomaille ulkoistuksen ilmeinen vaikutus on välimatka. Asiakirjojen digitointi muualla tarkoittaa ihan todella sitä, että aineistot kuljetetaan jopa merien ja mannerten taakse käsittelyyn sekä sieltä takaisin. Siinä ekologinen jalanjälki kasvaa erittäin suureksi.
Mitä enemmän on matkaa, sitä enemmän riskitekijöitä syntyy. Samoin vaarantuu tietoturva, kun paperit kulkevat pitkiä matkoja ja välikäsiä tulee useita.
Tai vaikka kaikki toimisikin vain digitaalisesti ilman kuljetuksia, ovatko tietoyhteydet kaikkialla maailmassa tarpeeksi hyviä? Esimerkiksi suojattu yhteys voi olla tuntematon käsite, jolloin prosessit ovat tietomurrolle haavoittuvampia. Ja jos ongelmia tai vahinkoja syntyy, miten ulkomaalaiset osapuolet saadaan niistä vastuuseen?
Suomalainen asiakirjojen hallinnan kumppani on sekä vastuullisempi että tietoturvallisempi.
3. Vastuullisuus
Koska suomalaisuus on meille Valorolla yksi tärkeimpiä arvoja, työllistämme suomalaisia, maksamme veromme Suomeen ja ylläpidämme osaltamme hyvinvointivaltiota. (Lue lisää Valoron tarinasta ja arvoista.)
Olemme ylpeitä myös suomalaisesta mentaliteetista, mikä tarkoittaa meille muun muassa ahkeruutta ja säntillisyyttä – ”tekee minkä lupaa”.
Tämä ei monessakaan muussa maassa toteudu. Mañana-kulttuuri on oma ilmiönsä, mutta lisäksi on muistettava, että monessa maassa esimerkiksi luonnonilmiöt tulvasta maanjäristykseen ovat huomattavasti yleisimpiä, samoin erilaiset konfliktit ja terrorismi. Se lisää epävarmuutta.
On selviö, että kapeakatseisuuden sijaan kannattaa tarkastella laajempaa kokonaisuutta ja lyhyen aikavälin voittojen sijaan pitkän aikavälin mahdollisuuksia.
Monella alalla tämä ajattelutapa johtaa siihen, että kalliina mutta laadukkaana pidetty suomalainen onkin juuri laadukkuutensa takia kaikkein edullisin. Logiikka toimii asiakirjanhallinnassa, mutta myös monessa muussa asiassa.
Vastuullinen suosii suomalaista.
