Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma kuuluu Suomen suurimpiin työeläkevakuutusyhtiöihin. 2010-luvun loppupuolella Varma ryhtyi kehittämään henkilöstönsä osaamista tulevaisuuden tarpeiden näkökulmasta, ja huomasi siinä yhteydessä tarvitsevansa oikean palveluntarjoajan apua. Aiemmin Varmalla sisäisesti hoidettu digitointi- ja lajittelutyö arvioitiin sekä henkilöstön kannalta mielekkäämmäksi että organisaation kannalta tehokkaammaksi siirtää ulkopuoliselle osaajalle. Valoron Varma valitsi luotettavuuden ja suomalaisuuden vuoksi.
Toteutettu palvelukokonaisuus:
- Postin lajittelu
- Skannauspalvelu
- Digitointi ja tiedon rikastaminen
- Materiaalin ohjaaminen asiakkaan järjestelmään
- Arkistohotelli: paperisen arkiston säilytys ja hallinnointi
- Arkistohaut
- Kuriiripalvelu
Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma kuuluu Suomen suurimpiin työeläkevakuutusyhtiöihin. Työeläkevakuutuksiin liittyvien pyyntöjen ja päätösten käsitteleminen pitää luonnollisesti sisällään lukuisia erilaisia asiakirjavirtoja esimerkiksi Kelalta ja eri asiantuntijatahoilta. Kasvava osa näistä on digitaalista mutta osa kulkee edelleen kirjepostitse.
Kummankintyyppisten virtojen käsittely Varman järjestelmiin kuului alun perin oman henkilöstön vastuualueisiin. Muutoksen tarpeeseen Varmalla herättiin osana laajempaa kehitysprosessia, jossa organisaatiossa tarkasteltiin henkilöstön osaamista tulevaisuuden tarpeiden näkökulmasta.
”Meillä Varmassa tätä työtä tekevä porukka oli kuitenkin suhteellisen pieni, mistä seurasi erilaisia haasteita: Kyseessä on oma, erillinen osaamisalue, joka vaatii erillisen perehtymisen, koulutuksen ja osaamisen. Pienellä porukalla työvaiheita on vaikeampi optimoida. Ja lisäksi on tietenkin kaikki lomat ja sijaistaminen, mikä pitää järjestää. Kaikista näistä syistä ajattelimme, että oikea kumppani voisi hoitaa työn sekä taitavammin että tehokkaammin”, Varman eläkepalvelujohtaja Arto Hartikainen kuvailee.
Osaamisen ja luotettavuuden lisäksi Varmalle oli tärkeää löytää suomalainen kumppani. Hartikaisen mukaan tähän oli kaksi syytä – vastuullisuus ja suomalaisen eläkejärjestelmän erityisosaaminen.
”Varma on vastuullinen organisaatio, joka tukee suomalaista työtä ja suomalaista yhteiskuntaa jo perustehtävänsäkin kautta. Siksi halusimme kumppaniksi suomalaisen yrityksen”, Arto Hartikainen kertoo.
”Lisäksi asiakirjojemme käsittely on jo lainsäädännönkin puolesta hoidettava EU:n sisäpuolella mutta sen lisäksi siinä tarvitaan ymmärrystä ympäröivästä yhteiskunnasta. Eläkeasiat voivat olla varsin monimutkaisia ja niissä on paljon hienovaraisia eroja – esimerkiksi, onko kyse kuntoutustuesta vai kuntoutusrahasta. Näiden käsittelyssä tarvitaan nimenomaan suomalaiseen yhteiskuntaan liittyvää osaamista.”
Varma totesi Valoron parhaaksi kumppaniksi kaikista näistä syistä – sen suomalaisuus takaa luotettavuuden, ja Valoron organisaatio on oman työnsä syväosaaja ja siten hoitaa sen tehokkaimmin.
Valoron tekemänä työ on myös edullisempaa
Yhteistyö alkoi alun perin vuonna 2017, jolloin niin eläkevakuutusyhtiön kirjeposti kuin lukuisat sähköisetkin asiakirjavirrat ohjattiin Valorolle. Valoro vastaanottaa ne ja kirjepostin tapauksessa ensin skannaa ja digitoi. Kaikki asiakirjat indeksoidaan ja niihin lisätään ohjaustiedot, joiden avulla asiakirjat ohjautuvat Varman käsittelyjärjestelmässä suoraan oikeaan paikkaan. Näin esimerkiksi lisätietoa tai päätöstä odottanut tapaus siirtyy prosessissa eteenpäin.
Asiakirjavirtojen lisäksi Valoro otti aikanaan myös säilyttääkseen Varman valitusasiakirjat – siis fyysisen arkiston, jota lain mukaan täytyy säilyttää tietty aika ja josta voidaan välillä tarvita alkuperäisiä asiakirjoja valituskäsittelyä varten.
”Meillä oli ennen talon sisällä arkistoguru ja toinenkin arkistoista paljon tietävä työntekijä, mutta molemmat jäivät eläkkeelle. Sekin on sellaista erikoisosaamista, jota meillä ei sitten talon sisällä enää ollut. Sen takia oli ihan järkevää siirtää arkistokin Valorolle”, Arto Hartikainen kertoo.
Jo vuosia jatkunut yhteistyö on osoittautunut Varmalle juuri niin hyödylliseksi kuin alun perin visioitiin. Arto Hartikaisen mukaan Valoro on ottanut hoitaakseen ainakin viiden ihmisen työtä Varmalla, mutta tehokkuutensa ansiosta tekee sen selvästi edullisemmin kuin mitä näiden henkilöiden työ maksaisi.
”Parasta Valorossa on aktiivisuus. Kehitämme yhdessä prosesseja ja Valorolta tulee myös ehdotuksia, joiden ansiosta olemme kehittäneet omaakin tekemistämme tehokkaammaksi. Toiminta on varmaa ja luotettavaa – jos näköpiirissä on edes potentiaalisia ongelmia, Valoro kertoo niistä etupainotteisesti ja näin ne useimmiten eivät lopulta edes toteudu. Tiedottaminen on tehokasta, aivan kuin olisimme samaa taloa. Ja meillä on yhteiseksi koetut tavoitteet, joihin kaikki ovat sitoutuneet: nopeus, toimintavarmuus ja tietenkin tietoturva”, Arto Hartikainen luettelee.
Viime vuosina Varma ja Valoro ovat yhteiskehittäneet juuri prosessiensa tietoturvaa sen varmistamiseksi, että se pysyy samalla, korkealla tasolla myös tulevaisuuden muuttuvassa ja edelleen digitalisoituvassa maailmassa.
