Harvalla nyky-yrityksellä on ylimääräistä tilaa asiakirjojen säilytykseen. Lisäksi mappipino vaikkapa kopiokoneen vieressä on huono säilytyspaikka esimerkiksi henkilötietoja sisältäville aineistoille. Digitointi oli FusionLayerille oiva ratkaisu.
Toteutet palvelut:
- Aineiston nouto
- Digitointi
Yrityksen tilinpitoaineistoa koskee usein jopa 10 vuoden säilytysvelvoite, minkä vuoksi vanhoja materiaaleja säilytetään pitkiäkin aikoja tilitoimistojen arkistoissa. Näin oli myös globaalilla it-markkinalla toimivalla FusionLayerilla, kunnes sen tilitoimisto halusi oman muuttonsa vuoksi siirtää FusionLayerin kirjanpitoaineiston yhtiön omaan säilytykseen.
”Meille tuotiin toimistolle lähes 50 mappia säilytettäviä papereita eikä niille ollut sopivaa säilytyspaikkaa”, kertoo Fusion Layerin liiketoimintajohtaja Carlos Paavola.
”Kuulimme sattumalta samaan aikaan Valoron palveluista, joten otimme heihin yhteyttä ja pyysimme tarjouksen aineiston digitoinnista. Palvelu vaikutti sopivalta tilanteeseemme.”
Digitointi sujui mutkitta
FusionLayer on suomalainen it-alan yritys, joka palvelee suuria telecom-alan yrityksiä ympäri maailmaa. Yhtiö tarjoaa asiakkailleen erilaisia tietoliikenneverkkojen hallintaan suunniteltuja ratkaisuja, jotka tekevät tietoliikenneverkoista helpommin operoitavia ja luotettavimpia. Yhtiön kriittisiä verkkoja operoivat asiakkaat odottavat FusionLayerin noudattavan tietoturvastandardeja kaikessa toiminnassaan.
FusionLayerilla oli tarve kirjanpitoaineiston digitointiin paitsi tilansäästön myös tietoturvan takia, koska tallennettuun aineistoon sisältyi myös GDPR:n alaista luottamuksellista tietoa. Näin ollen materiaalien tallettaminen esimerkiksi lukollisiin arkistoihin ei FusionLayerin näkemyksen mukaan tarjonnut sen itseltään edellyttämää tietosuojan tasoa.
”Digitoimalla pystyimme siirtämään asiakirjat tietoturvalliseen ympäristöön, jossa jokaisesta käyttökerrasta jää merkintä. Lisäksi materiaaleissa olevan tieto on nyt myös koneellisesti haettavissa”, Paavola kertoo.
”Lisäksi Valoro huolehti alkuperäisten dokumenttien tietoturvallisesta ja -suojatusta tuhoamisesta digitoinnin jälkeen.”
Paavola kertoo, että Valoron palvelu ja digitointiprosessi oli kaikin puolin sujuva.
”Materiaalit haettiin aikataulun mukaan sovitusti ja digitointi tehtiin yllättävänkin nopeasti. Suosittelen Valoron digitointipalvelua muillekin.”
