Eri syistä säilytettäviä paperiarkistoja löytyy niin yrityksistä kuin monilta yhdistyksiltäkin. Joskus vanha arkisto kannattaa siirtää tietoturvalliseen arkistohotelliin, toisinaan taas paras ratkaisu on digitointi, kuten Manna ry:n tilanteessa.
Toteutet palvelut:
- Aineiston nouto
- Digitointi
Manna ry toimi perustamisvuodestaan 1996 aina 2020-luvun alkuun yleishyödyllisenä yhdistyksenä. Yhdistys tuotti historiansa aikana muun muassa ikääntyneiden palveluasumisen palveluja ja kotisairaanhoitoa. Toiminnan hiipuessa Manna ry:llä huomattiin, että sillä on luottamuksellista aineistoa tiloissaan.
”Rakennukset, joissa arkistomme sijaitsivat, olivat menossa muuhun käyttöön. Tuli siis pikainen tarve etsiä uudet tilat tai sitten joku toimija, joka ottaisi kokonaisvastuun arkistoista”, kertoo asiasta Manna ry:llä vastannut Eve Nissinen.
Nissinen etsi arkistointialalta sopivaa toimijaa ja törmäsi Valoroon.
”Meillä oli mielessä paperiarkiston siirto uusiin tiloihin mutta Valorolta tuli ehdotus, että aineiston voisikin digitoida. Olin ajatellut digitoinnin olevan niin kallista, että se ei olisi vaihtoehto. Mutta sain Valorolta sopivan tarjouksen ja päädyimme digitoimaan aineiston.”
Luotettavuus, ripeys ja iloinen asenne
Toimitusjohtaja Kimmo Kakko Valorolta kertoo, että Manna ry:n tilanne on monille pienille yrityksille ja yhdistyksille tuttu.
”Paperiarkiston digitoinnin pelätään olevan liian hankalaa tai kallista. Mutta usein se onkin lopulta erittäin kustannustehokasta.”
Manna ry:n Eve Nissinen kiittää Valoroa ripeydestä: aineistot tultiin noutamaan jo seuraavalla viikolla. Koko digitointiprosessi sujui yhdistyksen näkökulmasta erinomaisesti.
”Olen paljon ollut erilaisten toimijoiden kanssa tekemisissä mutta Valoron toiminta teki minuun kyllä ison vaikutuksen. He osasivat löytää meille oikean ratkaisun. Haluan nostaa vielä esiin heidän iloisen asenteen koko prosessin aikana”, hän sanoo.
”Lisäksi luotettavuus korostui palveluntarjoajan valinnassa. Meille oli tärkeää tietää, että Valoron työntekijät ovat käyneet läpi turvallisuusselvityksen.”
Nyt Manna ry:n salassa pidettävät asiakirjat sijaitsevat tietoturvallisessa sähköisessä arkistossa.
