Asiakkaamme LähiTapiola on yksi Suomen suurimmista vakuutusyhtiöistä, joten sen vastaanottaman kirjepostin määrä on viikoittaisella tasolla merkittävä, varsinkin sen tärkeässä Espoossa sijaitsevassa toimipisteessä. Alun perin kaikki sinne tuleva posti käsiteltiin paikan päällä, mutta vuonna 2012 tilantarve oli kasvanut ja LähiTapiola alkoi etsiä uutta ratkaisua. Tänä päivänä Valoro toteuttaa LähiTapiolan paperisten materiaalivirtojen hallinnoinnin lisäksi myös arkistohotellipalvelua.
Toteutettu palvelukokonaisuus:
- Postin vastaanotto ja lajittelu
- Skannaus
- Digitointi ja tiedon rikastaminen
- Materiaalin ohjaaminen asiakkaan järjestelmään
- Paperisen arkiston säilytys ja hallinnointi
- Päivittäiset arkistopalvelut
Vakuutusyhtiöt vastaanottavat postitse suuria määriä erilaisia asiakirjoja vielä tänäkin päivänä, esimerkiksi vakuutushakemuksia, selvityksiä ja täytettyjä lomakkeita. Tilanne ei ole digitalisaatiosta huolimatta lähitulevaisuudessa muuttumassa, sillä osalle asiakkaista on tärkeää voida hoitaa asiansa vain puhelimitse ja postitse.
Koska postia tulee paljon, tehokas lajittelu on merkittävässä roolissa ja vaikuttaa koko toiminnan tehoon ja kustannuksiin. Tämä oli osasyy, miksi LähiTapiola alkoi pohtia mahdollisuutta siirtää kirjepostin käsittely pois Espoosta. Toinen syy oli tilantarve: kiinteistön neliöille oli kannattavaa löytää sellaista käyttöä, jossa niiden oiva sijainti olisi merkityksellinen. LähiTapiolan Espoon toiminnot on keskitetty yhteen liikerakennukseen Tapiolassa, jossa toimii monta yhtiöryhmään kuuluvaa yhtiötä. Siellä työskentelee yli 1 300 lähitapiolalaista.
Ratkaisu oli tiivis yhteistyö: suunnittelimme LähiTapiolan kanssa ratkaisun, jossa toimintamme integroidaan saumattomaksi osaksi LähiTapiolan omaa toimintaa. Käytännössä kaikki Tapiolan toimipisteeseen suurpostinumerolla tuleva posti ohjattiin siis Valorolle. Lajittelemme postin joka aamu digitoitaviin ja Espooseen toimipisteell lähetettäviin materiaaleihin. Espooseen lähetettävät kuriiri hakee valmiissa jakonipuissa ja vie perille. Digitoitava posti jää Valorolle, jossa skannaamme ja digitoimme sen sekä siirrämme LähiTapiolan asianhallintajärjestelmään.
”Toiminta on jatkunut alusta saakka hyvin samanlaisena, mitä tulee postin lajitteluun ja digitointiin. Digitoinnin osuutta tosin laajensimme, kun tuli uusia tarpeita”, kertoo LähiTapiolan palveluasiantuntija Petteri Äikäs.
Materiaali saapuu käyttövalmiina
Digitoinnin lisäksi Valoro hallinnoi myös LähiTapiolan 13 hyllykilometrin pituista paperiarkistoa. Petteri Äikäksen mukaan parasta arkistopalvelussa on luotettavuuden ja kustannustehokkuuden kilpailukykyinen yhdistelmä. Siis sama asia, minkä vuoksi LähiTapiola on tyytyväinen Valoron muihinkin palveluihin.
”Asioimme koko ajan samojen henkilöiden kanssa, jotka ovat tuttuja pitkältä ajalta ja joihin luotamme. Yhteistyö on sen takia helppoa – Valorolla ymmärretään meidän vakuutuslajeja ja osataan käyttää meidän järjestelmiä. Hinta on kuitenkin erittäin kohtuullinen ja joka kerta, kun Valorolle on siirretty toimintoja, se on tuonut meille kustannussäästöjä”, hän sanoo.
Tehokas synergia LähiTapiolan omien prosessien ja järjestelmien kanssa helpottaa vakuutusyhtiöiden työntekijöiden elämää. Digitoimamme ja käsittelemämme materiaali yhdistyy valmiiksi oikeisiin tietokantoihin ja tapauksiin, jolloin vakuutuskäsittelijä vastaanottaa sen heti oikeassa kontekstissaan.
Myös tiedonhaku on tehty mahdollisimman helpoksi, oli kyse sitten digitaalisesta materiaalista tai vanhasta paperiarkistosta. Paperiarkistosta haku käy siten, että LähiTapiola lähettää pyynnön, haemme arkistosta oikean asiakirjan ja se on oikealla vastaanottajan käsissä jo seuraavana päivänä.
”Olemme olleet kyllä tyytyväisiä. Luottamuksen ansiosta meillä on myös hyvä keskusteluyhteys: jos meillä on jotain toiveita, ne on helppo ottaa puheeksi ja voidaan yhdessä katsoa ratkaisuja. Valoro tekee aktiivisesti myös omia kehitysehdotuksia”, Petteri Äikäs summaa.
