Asiakkaamme First Rent a Car Finland Oy eli Hertz Autovuokraamo on tehnyt yhteistyötä kanssamme vuodesta 2015 lähtien. Hertz tarvitsi palvelua, jossa allekirjoitettujen vuokrasopimusten digitoimisen hinta oli kohdillaan ja toimitus pelaa nopeasti ja luotettavasti – Hertzin toiminnan kannalta on oleellista, että vuokrasopimukset ovat nopeasti järjestelmässä asiakaspalvelijoiden haettavissa. Huolehdimme myös vuokrasopimusten säilyttämisestä paperisessa arkistossa sekä niiden tietoturvallisesta tuhoamisesta sovitun ajan kuluttua.
Toteutettu palvelukokonaisuus:
- Kuriiripalvelu
- Saapuvan postin skannaus
- Digitointi ja tiedon rikastaminen
- Materiaalin ohjaaminen asiakkaan järjestelmään
- Paperisen arkiston säilytys ja hallinnointi
- Paperisten asiakirjojen oikea-aikainen tuhoaminen
Hertz Autovuokraamo palvelee asiakkaitaan lukuisissa eri toimipisteissä ympäri Suomen. Esimerkiksi Helsingissä toimipisteitä on jopa seitsemän, ja vilkkain niistä tietenkin Helsinki-Vantaan toimipiste.
Kun asiakas vuokraa auton, muodostuu rental agreement eli vuokrasopimus autosta. Asiakkaan palauttaessa auton takaisin Hertzille vuokrasopimus sulkeutuu. Vuokrasopimus allekirjoitetaan paperisessa muodossa, mutta sitä tarvitaan kuitenkin Hertzin digitaalisissa järjestelmissä. Jos asiakas esimerkiksi tekee reklamaation, asiakaspalvelijalle on oleellista päästä näkemään aikaisemmat allekirjoitetut vuokrasopimukset. Tämän vuoksi niiden täytyy löytyä Hertzin järjestelmästä helposti haettavassa muodossa.
Vuonna 2015 Hertz siirsi vuokrasopimusten digitoinnin edelliseltä palveluntarjoajalta Valorolle. Vasteajaksi sovimme enintään kaksi vuorokautta.
Samassa yhteydessä parantelimme palvelukokonaisuutta hiukan: hoidamme myös vilkkaimman toimipisteen eli Helsinki-Vantaan asiakirjojen haun Hertzin puolesta. Lisäksi hallinnoimme Hertzin arkistoa: myös allekirjoitettujen vuokrasopimusten paperiset alkuperäiskappaleet pitää säilyttää helposti haettavassa muodossa, sillä tietyissä tilanteissa digitaalinen kopio ei riitä.
”Yhteistyömme on sujunut alusta alkaen mutkattomasti”, kertoo Hertz Autovuokraamon talousjohtaja Timo Tammisto.
Käytännön työtä ymmärtävää asiakaspalvelua
Digitoinnin nopeuden lisäksi on myös tärkeää, että alkuperäiset paperiset lomakkeet tuhotaan oikea-aikaisesti. Hertzin vuokrasopimukset pysyvät turvallisesti tallella Valoron erikoisvalmisteisissa arkistotiloissa kuluvan vuoden sekä kaksi täyttä vuotta, minkä jälkeen niiden tuhoaminen siirtyy Hertzin hyväksyttäväksi. Hyväksynnän jälkeen paperiset lomakkeet tuhotaan tietoturvallisesti.
”Tämä on merkittävä parannus entiseen, kun meillä oli niitä asiakirjoja tuolla omassa kellarissa ja aina välillä sitten kerättiin pakettiauto täyteen ja vietiin tuhottavaksi”, Timo Tammisto muistelee.
Hinta oli kuitenkin hänen mukaansa luotettavuuden ohella yhtä tärkeä ostokriteeri. Tarjousvaiheessa laskettiin, että Valorolle siirtyminen tuo Hertzille vähintään 20 prosentin kustannussäästöt.
”Kuitenkin palvelu on aivan eri tasolla: edeltäjä nosti hintoja jatkuvasti, mutta samaan aikaan heiltä oli mahdotonta saada langan päähän ketään, joka olisi ymmärtänyt käytännön työstä. Valoron kanssa on helppo asioida, koska siellä kaikki ymmärtävät, mitä tarvitsemme ja mitä työhön kuuluu. Asiointi on mutkatonta.”
