Pyysimme taannoin Mikko Hyväriseltä, Liikearkistoyhdistyksen hallituksen puheenjohtajalta, näkemyksiä asiakirjahallinnan alan kehityksestä ja tulevaisuudesta. Jaoimme Hyvärisen ajatukset kahteen artikkeliin, joista tämä on ensimmäinen.
Joillekin tekoäly voi olla jo arkipäivää, mutta monissa yrityksissä ja organisaatioissa – etenkin julkisella puolella – sen käyttöönotto on hidasta, ja aihe puhuttaa Liikearkistoyhdistyksen jäseniä paljon. Vuonna 1960 perustetun Liikearkistoyhdistyksen toiminta-ajatuksena on kehittää yritysten ja muiden elinkeinoelämän yhteisöjen ja organisaatioiden tietojen hallintaa, palvelua ja arkistointia.
Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajana toimii Mikko Hyvärinen, joka työskentelee asiantuntijana Työterveyslaitoksella. Hyvärinen myöntää, että tekoäly on kuuma peruna.
– Tekoälyn mahdollisuudet työn tehostamisessa kiinnostavat, mutta vastaan tulee usein enemmän kysymyksiä kuin vastauksia. Mitä tekoälyn edes halutaan tekevän?
Satsaa metadatan laatuun
Tekoäly on Hyvärisen mukaan mitä todennäköisimmin niin hyvä apuri asiakirjahallinnossa kuin mitä sen saama tieto on. AI:n käyttöönotossa törmätään usein huonoon laatuun.
– Dokumentinhallinnassa metadatan laatu ei ole tarpeeksi hyvää tai tieto ei ole strukturoitua, jolloin tekoäly ei voi sitä hyödyntää tehokkaasti, hän sanoo.
– Mikäli dokumenttien ja arkistojen haltijat pystyvät kehittämään tai jotenkin parantamaan metadatansa laatua, niin sitä suuremmalla todennäköisyydellä tekoälyn hyödyntäminen onnistuu paremmin.
Esimerkkinä hyvästä mahdollisuudesta AI:n kanssa Mikko Hyvärinen mainitsee hyvin järjestetyt kuva- ja videoarkistot, joista voisi saada apuja litterointiin ja kuvantunnistukseen.
– Siitä todennäköisesti julkinen sektori hyötyy aluksi eniten, mutta yritysten on mahdollista ottaa etumatkaa kiinni tai jopa ajatella enemmän out-of-the-box, mitä ratkaisuja tekoäly voisi tarjota. Erityisesti agenttien järkevä käyttö voisi tarjota tällä saralla paljonkin uutta asiakirjahallintaan.
Älä tee päätöksiä huonon tiedon varassa
Puutteellinen metadata ei ole varsinainen riski, se on ainoastaan hidaste tai este AI:n hyvässä hyödyntämisessä. Mutta totta kai tekoälyyn liittyy myös isoja riskejä.
– Riskeistä suurin liittyy tiedon laatuun yleisesti. “Garbage in, garbage out” -periaate pätee yritysten tekoälyyn yhtä hyvin siinä kuin ihmisen omana vapaa-aikanakin internetistä tietoa etsiessä, Hyvärinen tuumaa.
– Kaikkien tekoälyn käyttäjien on ymmärrettävä laadunvarmistuksen tärkeys, jotta huonoja päätöksiä ei tehdä puutteellisen tekoälyn tuotoksen vuoksi. Mikäli tätä ei tehdä kunnolla ja uskottavasti, esimerkiksi jonkinlaiset compliance-riskit voivat käydä toteen.
Paperi pysyy ja tarvitsee tilaa
On vielä yksi tärkeä asiakirjahallinnan laji, johon AI huonosti puree: paperiarkistot.
– Paperiarkistoja haalitaan vuosikymmeniä tai joskus satakin vuotta eivätkä ne minnekään noin vain katoa. Yritykset pohtivatkin tiuhaan paperiarkistojen tilaratkaisuja ja tämä trendi tuntuu koronapandemian jälkeen jonkin verran kiihtyneen, Mikko Hyvärinen toteaa.
Niin kova hype kuin AI:n ympärillä onkin, fyysiset mapit tarvitsevat edelleen fyysistä tilaa esimerkiksi ulkoistetussa arkistohotellissa.
Pura prosessit osiin, ajattele uusiksi
Jos edellä mainittu metadatan laatu aiheuttaa kulmien kurtistelua mutta tekoälyä haluttaisiin käyttöön, ei peli ole menetetty.
– Viestini organisaatioille teköälyn käyttöä harkitessa on, että tunnustakaa rehellisesti tiedonhallinnan faktat ja mitä on mahdollisesti välittömästi tehtävissä. Esimerkiksi agenttien avulla voisi saada monta asiaa sujuvoitettua, neuvoo Hyvärinen.
Nämäkin haasteet ovat kyllä selätettävissä. Hyvärinen ennustaa, että erilaisten automaatioiden käyttöönotto ja hyödyntäminen saattaa vaatia uudenlaista ajattelua ja ihmisen rooli tietojen käsittelijänä muuttuu.
– Kääritään hihat, käydään prosesseja läpi uusin silmin ja tarvittaessa puretaan osiin. Siitä se lähtee.
Artikkelikuva on tehty tekoälyllä.
