Väestönsuojiin ei kiinnitetty mitään huomiota kymmeniin vuosiin. Onkin ihan sallittua pitää väestösuojaa varastona, harrastustilana tai muussa käytössä, kunhan suoja on helposti tyhjennettävissä ihmisten suojauskäyttöön. Lain mukaan suoja tulee voida ottaa käyttöön 72 tunnin kuluessa, jos viranomainen käskee.
Keväällä 2022 maailman uutiset saivat suomalaiset kuitenkin pohtimaan väestönsuojien todellista tilannetta. Saako suojan tarvittaessa nopeasti tyhjäksi? Jos väestönsuojaa on pidetty yrityksen arkistona ja sinne on kertynyt hyllytolkulla tärkeitä paperisia aineistoja, niitä ei noin vain kärrätä pois. Eli vaikka väestönsuojaa saakin periaatteessa käyttää varastona, sinne ei kannata säilöä mitään massiivista vaan pitää se mahdollisimman tyhjänä.
Palvelupäällikkö Minna Pitzén Valorolta kertookin, että asiakaskunnassa monet ovat huomioineet väestönsuojat uudella tavalla ja olleet yhteydessä.
”Kyllä monessa yrityksessä – tai vaikkapa monen yrityksen toimistokeskittymässä – on nyt herätty tutkimaan, missä käytössä väestönsuoja on, ja pyydetty meiltä apua paperiarkistojen oikeanlaiseen käsittelyyn ja ylläpitoon.”
Sujuva siirto ja asiantunteva läpikäynti
Apua Valorolta saa tarvittaessa nopeasti, sillä alan ammattilaisena sen arkistonhallinnan prosessit ovat ketteriä ja nopeita.
”Ensin täytyy tehdä kartoitus: miltä tila näyttää, kuinka paljon siellä on materiaalia ja minkälaista. Sen jälkeen mietitään tarvittavat resurssit ja aikataulu sen mukaan, millainen kohde on kyseessä, pääseekö viereen autolla, onko portaita, hissiä ja niin edelleen”, Pitzén kuvaa.
”Arkiston siirrossa on myös huomioitava, että paperit eivät jää missään vaiheessa mihinkään ilman valvontaa vaan joku koko ajan huolehtii niistä, ja lisäksi asiakirjat suojataan ulkopuolisten katseilta.”
Yleensä siirto sujuu näppärästi, ja arkiston fyysisen siirron jälkeen Valoron asiantuntijat käyvät materiaalin tarkemmin läpi.
”Käytännössä arkisto inventoidaan, eli seulomme asiakirjat ja tiedotamme asiakkaalle, mitä hänen arkistonsa sisältää. Voimme tehdä myös poistoehdotuksia ja hoidamme tarvittaessa tietoturvallisen tuhoamisen.”
Lue myös: Asiakirjahallinnan ABC
Tietoturva paranee monin tavoin
Tietoturvaa korostetaan arkistonhallinnan kaikissa vaiheissa, ja se onkin yksi tärkeä syy siirtää arkistot väestönsuojasta Valoron arkistohotelliin. Esimerkiksi arkistotilaan on voinut aiemmin olla pääsy usealla henkilöllä ilman tarkkaa valvontaa, mikä on aina riski.
”Kun arkisto on Valoron hallinnassa ja sieltä tehdään tietopyyntö, eli joku asiakasyrityksessä tarvitsee tietyn paperin ja se toimitetaan hänelle digitaalisena tai alkuperäisenä, tästä jää järjestelmään jälki. Tiedetään siis paremmin, missä paperit liikkuvat.”
Papereiden tietoturva vaarantuu myös, jos tilassa on sprinklereitä, vesivahingon tai tulipalon riski. Valoron arkistohotellissa kaikki tällaiset papereihin kohdistuvat riskit on minimoitu.
”Asiakkaat ovat helpottuneita, kun saavumme hakemaan arkiston”
Valorolla on vankka kokemus tietoturvallisesta asiakirjahallinnasta ja arkistoinnista, joten Valoron asiantuntijat näkevät heti varastona käytetyn väestönsuojan riskit paitsi tietoturvan myös ihmisten ja arjen sujuvuuden kannalta.
”Kun tilaa ei ole suunniteltu varastoksi, siellä voi olla jopa työturvallisuuden kannalta vaarallisia paikkoja, kuten korkeita kynnyksiä”, Minna Pitzén tietää.
”Joskus tilat ovat kaaosmaisia, matalia, hankalia kulkea ja lisäksi täytetty kaikenlaisella tavaralla. Pitää jopa ensin raivata, että pääsee kulkemaan arkistokaapeille.”
Ihmiset tottuvat monenlaisiin arkistotiloihin eivätkä itse välttämättä hoksaa riskejä. Mutta työnantajan velvollisuus on pitää työturvallisuudesta huolta – myös arkiston käytössä.
”Kyllä asiakkaat ovat aina todella helpottuneita ja tyytyväisiä, kun saavumme hakemaan arkiston parempaan tilaan”, Pitzén sanoo.
”Arki on sujuvampaa, kun paperit ovat tietoturvallisesti meillä ja asiakkaan helposti saatavissa pelkällä tietopyynnöllä eikä kenenkään asiakkaan työntekijän tarvitse erikseen lähteä arkistoa penkomaan.”
