Paperipostin käsittely on monelle yritykselle arkinen, mutta usein aikaa vievä ja turhauttava prosessi. Näin digiaikana moni asia on muuttunut sähköiseksi mutta paperipostia silti yhä tulee.
Hankalaa paperipostin käsittelystä tekee etenkin monipaikkaisuus ja etätyöt: kun ihmiset eivät käy toimistolla, kukaan ei kurkkaa postilaatikkoon.
Saapuva posti voidaan helposti skannata ja toimittaa digitaalisesti perille – nopeasti, luotettavasti ja turvallisesti. Valoro tarjoaa yrityksille saapuvan postin digitointipalvelun, joka erottuu kilpailijoistaan erityisesti tehokkuudellaan ja nopeilla toimitusajoillaan.
Saapuvan postin vastaanotto ja skannaus: tehokas prosessi
Valoro huolehtii saapuvan postin vastaanotosta ja lajittelusta, joka on ensimmäinen askel sujuvassa postinkäsittelyssä. Tämän jälkeen postit skannataan ja digitalisoidaan asiakkaalle.
Tämä prosessi vapauttaa yrityksiltä aikaa ja resursseja, sillä fyysistä postin tarkistamista ei enää tarvita. Digitoidut postit toimitetaan asiakkaalle joko suoraan dokumenttina tai sähköisenä ilmoituksena saapuneista asiakirjoista, jolloin asiakas voi tarkastella niitä missä ja milloin tahansa.
Skannauksen ja digitalisoinnin jälkeen asiakirjat voivat sisältää myös saate- tai indeksitietoja, jotka helpottavat asiakirjojen hallintaa ja hakemista.
Aikataulut ja toimitusvarmuus: nopea ja luotettava postin digitointi
Valoron palvelun suurimpia etuja ovat nopeus ja luotettavuus. Saapuvan postin digitointi tapahtuu tarkasti sovituissa aikarajoissa, ja 99,6 % materiaalista toimitetaan asiakkaalle oikea-aikaisesti. Yksittäinen postilähetys saadaan aina asiakkaan käytettäväksi viimeistään 48 tunnin kuluessa postin saapumisesta, mikä takaa, että asiakirjat ovat nopeasti saatavilla ja käsiteltävissä.
Erityisesti näin etätyöaikana digitointipalvelu on tärkeä, sillä se poistaa tarpeen käydä toimistolla postin tarkistamista varten. Valoron avulla paperipostin käsittely sujuu nopeasti ja ilman viiveitä riippumatta työntekijöiden sijainnista.
Luotettava tietoturva ja sertifiointi
Valoro panostaa myös palvelun tietoturvaan. Digitointi tapahtuu korkeiden turvallisuusstandardien mukaisesti, ja palvelu on sertifioitu ISO 9001 -laadunvarmistusjärjestelmän mukaan. Tämä takaa, että kaikki asiakirjat käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti.
Lisäksi Valoro palvelee asiakkaitaan Avainlippu-tunnuksen alla.
Kustannus- ja aikasäästöt
Saapuvan postin digitoinnin myötä yritykset voivat vähentää paperin käsittelyyn liittyviä kustannuksia ja vapauttaa resursseja muihin tärkeisiin tehtäviin. Kun postin tarkastaminen ja arkistointi hoidetaan digitaalisesti, voidaan myös tiedonhakua ja asiakirjojen jakamista nopeuttaa merkittävästi. Tämä parantaa koko organisaation tuottavuutta ja työntekijöiden tehokkuutta.
Joskus paperipostissa saapuu laskuja. Digitointipalvelu voi säästää kuluissa myös siksi, että laskut tulevat ajoissa maksuun ja vältytään perintäkirjeiltä ja koroilta.
Millaiset asiakkaat ostavat saapuvan postin digitointi-palvelua?
Mainitun monipaikkaisuuden ja runsaan etätyön lisäksi on monia muitakin tilanteita, joissa paperiposti on järkevää digitoida. Joissakin yrityksissä paperipostia tulee erityisen paljon yrityksen toimialan vuoksi, jolloin se kannattaa digitoida helpommin hallittavaksi. Esimerkiksi tietynlaisia hakemuksia saapuu postilla mutta hakuprosessi toimii diginä, jolloin prosessi sujuu paremmin kun posti suoraan digitoidaan.
Toinen postin digitointia tarvitseva yritysryhmä ovat ne, jotka lopettavat kokonaan toiminnan Suomessa – syystä tai toisesta. Tällöin yritys saattaa yhä saada suomalaista postia, mutta se on parempi toimittaa oikeaan maahan digitaalisessa muodossa.
Asiakkaitamme ovat mm. isännöitsijätoimistot, asianajotoimistot, pk-yritykset ja isot yritykset ja organisaatiot, kuten Valtiokonttori ja LähiTapiola.
Valoro tarjoaa kokonaisvaltaisen ja räätälöitävissä olevan ratkaisun saapuvan postin digitointiin, joka tuo merkittäviä etuja niin tehokkuuden, turvallisuuden kuin käytettävyyden osalta. Saapuvan postin digitalisointi on investointi, joka auttaa yrityksiä säästämään aikaa, rahaa ja resursseja — ja tarjoaa samalla varmuuden siitä, että kaikki asiakirjat ovat käytettävissä digitaalisessa muodossa.
PS. Kansalaiset vastaanottavat yhä vähemmän paperipostia viranomaisilta ja se on tietysti hyvä kehityssuunta.
