Mitä asiakirjojen hallinta oikein on? Kannattaisiko se siirtää ammattilaisen hoidettavaksi? Kannattaa! Perustelut on helppo ymmärtää esimerkkien avulla.
Kuvitellaan iso isännöintifirma, joka on levittäytynyt koko Suomeen. Joka paikkakunnalla on oma tiiminsä ja siellä päällikkönsä. Yrityksellä on paljon työntekijöitä, joten kaikilla konttoreilla pyöritellään kirjallisia tai sähköisiä työsopimuksia. Asiakirjojen hallinta kuitenkin sakkaa: työsopimukset sijaitsevat kenellä missäkin ja joskus niihin unohtuu merkitä vaikkapa työntekijän tilinumero tai sosiaaliturvatunnus – molemmat varsin olennaisia tietoja.
Tilanne on rasittava sekä päälliköille, joille sopimukset ovat työn sivujuonne, sekä työntekijöille, jotka haluavat tietojensa olevan oikein ja turvassa.
Jos sopimusprosessit olisivat hallitumpia, tietojen kirjaaminen helpottaisi eikä unohduksia tulisi niin helposti. Lisäksi koko yritys hyötyisi siitä, etteivät sopimukset olisi hujan hajan. Erityisen paljon aikaa säästyisi silloin, kun pitkäaikaisen työntekijän vuosikymmeniä sitten allekirjoitettua työsopimusta pitäisi päästä vilkaisemaan. Mihinkäs se nyt taas olikaan säilötty?
”Juuri tällaisissa tilanteissa Valoro auttaa: otamme hoitaaksemme niin sanottuja toistuvia asiakirjojen virtoja, kuten työsopimuksia, autonvuokraussopimuksia, kulkulupia, erilaisia hakemuksia ja niin edelleen”, sanoo Valoron asiakkuusjohtaja Juha Nissinen.
”Me hoidamme asiakirjojen hallinnan ja selkeän arkistoinnin sekä sähköisesti että tarvittaessa myös fyysisesti arkistohotellissa. Lisäksi varmistamme laadun, eli että kaikki merkinnät ovat kunnossa ja esimerkiksi ne tilinumerot aina kohdillaan, tarvittaessa myös toimitamme ne suoraan HR:ään.”
Asiakirjojen hallinta voi olla postin skannausta
Toinen hyvä esimerkki pienestä mutta oleellisesta työstä on fyysisen postin digitointi. Etenkin nykyään, kun etätyö on yhä yleisempää, unohtuu konttorille saapuvan fyysisen postin tarkistus monessa organisaatiossa.
Postin digitointi tarkoittaa sitä, että kirjeet saapuvat yrityksen oman postilaatikon sijaan Valorolle, joka tietoturvallisesti skannaa ja lähettää ne asiakkaalle digitaalisesti. Silloin kenenkään ei tarvitse murehtia unohtunutta postilaatikkoa. Vaikka kirjemäärä on toki viimeisen vuosikymmenen aikana vähentynyt valtavasti, sitä yhä tulee. Ja se vähä, joka postitse saapuu, on usein hyvin tärkeää – esimerkiksi viranomaispostia.
”Onpa käynyt niinkin, että perintätoimiston lähettämä tratta on löytynyt unohtuneesta kirjepinosta vasta eräpäivän mentyä”, tietää Nissinen.
”Se on aika hintava unohdus.”
Jokainen saa keskittyä omaan työhönsä lillukanvarsien sijaan
Unohduksen tai virheen hintalappu kirpaisee, koska useimmiten se olisi ollut estettävissä. On toki inhimillistä, että asiakirjahallintaan, digitointiin ja arkistoihin liittyviin tarpeisiin herätään vasta, kun jotain menee pieleen: epämääräisesti arkistoitujen hakemusdokumenttien tietoturva murenee, jonkun-ei-kenenkään huolehtimasta mappikellarista katoaa nippu tärkeitä papereita tai edellisen liiketoimintajohtajan verkkolevylle x tallentamista puitesopimuksista menee hinnankorotusaika ohi.
”Yrityksissä velloo paljon hoidettavia asioita, jotka eivät ole oikein kenenkään tontilla. Asiakkaillemme ne ovat usein sellaisia toistuvia pieniä lillukanvarsia, ja kun ne ei ole kenenkään päätyötä, niin usein niitä hoitaakin ’joku’ tai ’kaikki’. Valoro hoitaa näitä asioita niin, että niistä ei aiheudu turhia ongelmia tai kuluja, ja arjessa asiat menevät viipymättä aina oikein”, Juha Nissinen kuvailee.
Valoro saakin asiakkailta paljon kiitosta näiden ”lillukanvarsien virtojen” hoitamisesta. Useimmiten käytännön arjen sujuvuus paranee ja nopeutuu huomattavasti ja asiakkaiden tietosuoja-asiat tulee samalla kuntoon.
”Meidän palvelumme tuovat kustannusten karsimista, säästöä, tehokkuutta. Esimerkiksi eräällä asiakkaallamme tärkeiden hakemusten – joita siis vastaanotetaan tasaisena virtana – käsittelyajat tippuivat avullamme 30 päivästä 4 päivään”, kertoo Nissinen.
Selvän säästön ja tehokkuuden lisäksi asiakirjahallinnan siirtäminen Valorolle helpottaa työntekijöiden kuormaa: ”Lillukanvarret eivät häiritse, kun jokainen saa keskittyä tekemään omaa perustyötään. Jopa turhat ylityöt voivat vähentyä.”
Resilientti yritys varmistaa tiedonhallinnan
Erilaisissa sähköisissä järjestelmissä pyörivä asiakirjojen hallinta on periaatteessa varmaa ja järjestelmällistä. Tekoäly on suuri apu datan käsittelyssä. Silti tiedonhallinta on ihmisten toimintaa. Joku asiakirjat luo, joku ne tallentaa, joku ehkä korjaa, joku hakee ja tarvitsee. Ihmisten maailmassa tulee muutoksia, poissaoloja, tietokatkoja.
Asiakirjojen hallinta jää jalkoihin, kun tulee henkilöstön vaihdoksia, firmat fuusioituvat tai organisaatio alkaa kasvaa hallitsemattomasti. Kaikkien organisaatiomuutosten ja muiden pyörteiden keskellä ihmiset eivät yksinkertaisesti hallitse kaikkea.
”Silloin me hallitaan! Kun asiakirjojen hallinta ulkoistetaan Valorolle, se hoituu luotettavasti ja varmasti – nimenomaan asiakirjahallinnan ammattilaisten työnä.”
Nykyaikaisten yritysten täytyy olla ketteriä, joustavia ja resilienttejä, eli uudistumiskykyisiä ja varautuneita muutokseen. Esimerkiksi mikään tärkeä tieto ei saa olla vain yhden avainhenkilön takana. Siksi asiakirjojen hallinta kannattaa antaa ammattilaisten käsiin osana riskienhallintaa
Ota yhteyttä niin katsotaan, miten voisimme tehostaa teidän yrityksenne asiakirjojen hallintaa.
PS. Jos asiakirjahallinta kiinnostaa, tutustu myös kattavaan asiakirjahallinnan sanastoon.
