Kun yrityksellä on toimipisteitä ympäri Suomen, miten tiedonhallinta sujuu? Ehkä hyvin, ainakin sähköisen tiedonkulun ansioista, mutta paperiarkistojen hallinta saattaa olla epämääräistä ja sekalaisista arkistoista tulla turhia kuluja. Valorolla on tähän ratkaisu: arkistojen kartoitus -palvelu.
Useilla aloilla on jopa vuosikymmeniä kestävä velvollisuus pitää huolta tietyistä paperisista asiakirjoista, ja niiden tulee olla myös tietoturvallisesti säilytettyjä.
Jos organisaatiolla on lukuisia toimipisteitä ympäri Suomen, arkistotkin ovat erilaisia. Ja kun arkaluonteinen arkisto sijaitsee hajallaan, se on myös haavoittuva.
Valoron arkistopäällikkö Sini Hietalalle arkistojen kirjo on tuttua, sillä hän on jo vuosien ajan kiertänyt suomalaisten yritysten arkistotiloja.
”Tällainen kiertäminen liittyy meidän tehokkaaseen ja nopeaan arkistojen kartoitus -palveluun, jolla asiakas saa kokonaiskuvan arkistostaan, vaikka se sijaitsisi eri toimipisteissä”, Hietala kertoo.
”Monille asiakkaille tämä palvelu on tiedonhallinnan kulmakivi, jolla saa arkistot hallintaan kustannuksia kuriin ja tietoturvan kuntoon.”
Miksi arkistojen tilanne pitää kartoittaa?
Kuvitellaan, että yrityksellä on vaikkapa viisi toimipistettä pääkaupunkiseudulla, pari Pirkanmaalla, Turussa, Porissa ja Kuopiossa, yksi Oulussa ja Rovaniemellä. Jokaisessa on työntekijöitä (eri määrä) mutta yhdessäkään paikassa ei ole varsinaista arkistonhoitajaa vaan arkistojen ylläpito on ”kaikkien” tai ”ei oikein kenenkään” vastuulla. Tilatkin vaihtelevat: yhdessä on hyvä arkistohuone, toisessa murtoaltis verkkokomero kellarissa.
Miten johto saa selville, mitä papereita missäkin toimipisteessä on? Yksi tapa on pyytää jokaista toimipistettä raportoimaan itse, mitä kunkin arkistossa on ja miten homma sujuu. Se varmasti onnistuukin.
Arkistoalan ammattilainen huomioi kuitenkin enemmän kuin pelkän aineiston määrän ja laadun. Valoron asiantuntijat ymmärtävät kokonaiskuvan: asiakkaan liiketoiminnan, arkistojen merkityksen kokonaisuudessa sekä erilaisten sopimusten ja kustannusten vaikutukset. Lisäksi esille nousevat esimerkiksi vesivahinkomahdollisuudet tai muut aineiston turvallisuuteen liittyvät asiat.
”Arkistojen kartoituksessa tulee usein esille sellaista, mitä organisaatiossa ei ole aiemmin osattu ajatella. Ulkopuolisen katse on tarpeen, jotta kokonaiskuvasta tulee sekä yhtenäinen että tarpeeksi laaja ja monipuolinen”, Hietala kertoo.
Kartoituksesta laaditaan kattava raportti, joka sisältää sanallisia arvioita, erilaisia luokitteluja ja valokuvia sekä hyödyllisiä muutosehdotuksia.
Silloin kokonaiskuva ei ole riippuvainen kunkin toimipisteen työntekijöiden kyvystä kuvata arkistonsa tilaa. Ammattilainen näkee sekä yksityiskohdat että kokonaisuuden.
Ja mikä tärkeintä, ammattilainen osaa kertoa, miten tilannetta voidaan parantaa ja turhia kustannuksia sekä arjen hankaluutta karsia.
Papereita säästetään varmuuden vuoksi, arkistoja kertyy
Valoron Sini Hietala tietää, että arkistojen huolimaton hoito ei yleensä ole tahallista. Koska työntekijät hoitavat arkistoa muun työn ohessa, se helposti jää kiireellisempien tehtävien jalkoihin.
”Ihminen on usein luonteeltaan säästäväinen. Eli papereita saatetaan säästää varmuuden vuoksi, ajatellaan, että jos niitä vaikka vielä sittenkin tarvitaan”, hän sanoo.
”Niinpä arkistoa kertyy huomaamatta paljon eikä lopulta kenelläkään ole aikaa selvittää, mitä todella pitää säästää ja minkä voi tuhota. Lisäksi papereiden tietoturvallinen tuhoaminen vie sekin aikaa ja on tehtävä hyvin huolellisesti.”
Tietoturva on sekä tuhoamisen että säilyttämisen keskiössä. Kukaan ei halua, että esimerkiksi henkilötietoja tai terveyttä koskevia asioita sisältävät dokumentit päätyvät vääriin käsiin huonon säilytyksen takia. Sellaisesta mainehaitasta on myös vaikea toipua.
Siksi arkistojen kartoitus kannattaa tehdä myös mahdollisten tietoturvariskien ja muiden vaaranpaikkojen korjaamisen takia.
Arkistot ammattilaisten hoiviin
Arkistopäällikkö Sini Hietala on nähnyt urallaan paljon myös erittäin hyvin hoidettuja arkistoja. Vaikka arkistot olisivat oivassa kunnossa, organisaation kannattaa silti kiinnittää huomiota muutamaan seikkaan:
”Ensinnäkin täytyy varmistaa, ettei arkistonhoito ole vain yhden ihmisen varassa tai pelkkää hiljaista tietoa, joka katoaa vaikkapa henkilön eläkkeelle siirtymisen takia”, Hietala muistuttaa.
”Toinen asia on tilankäyttö. Kannattaa miettiä, voisiko arkistoja yhdistellä tai vaikkapa siirtää kokonaan meidän tietoturvalliseen ja ammattimaisesti hoidettuun arkistotilaan, jolloin yritys todennäköisesti myös säästää tilavuokrissa huomattavasti.”
Lisäksi nykyinen etätyömalli tarkoittaa sitä, ettei kukaan välttämättä ole toimistolla kaivamassa tarvittavaa paperia arkistosta esille. Silloin on hyvä, jos arkisto on Valoron huomassa, jolloin paperi saapuu pyynnön jälkeen tuossa tuokiossa sähköisenä sitä tarvitsevan ruudulle – olipa hän fyysisesti missä tahansa.
Haluatko arkistot hallintaan? Ota yhteyttä, varaa puolen tunnin maksuton Teams-palaveri!
PS. Palvelu tehdään nopeasti, tehokkaasti ja hallitusti. Lopputuloksena saat kattavan raportin sekä toimenpide-ehdotuksia arkistojen ja tiedonhallinnan parantamiseksi. Lue lisää arkistojen kartoituksesta palvelu-sivulta!
