Arkiston kohtalo voi nousta yrityksen tapetille monesta syystä. Usein syyt liittyvät tilaan, esimerkiksi muuton yhteydessä huomataan, että vanhalle paperiarkistolle ei ole uudessa toimipisteessä tilaa. Tai vanhoja tiloja järjestellään uusiksi ja huomataan arkiston vievän kallista toimistotilaa. Saatetaan myös havahtua siihen, että arkistot sijaitsevat väestönsuojassa, joka on pelastuslain mukaan oltava tyhjennettävissä tarvittaessa 72 tunnin kuluessa.
Toisinaan arkiston ulkoistamisen taustalla on henkilövaihdos, eli arkistoista aiemmin huolehtinut työntekijä siirtyy toisaalle, jolloin on pakko pohtia, miten palvelut jatkossa hoidetaan.
”Korona-aika nosti etätyön ja hybridityön keskiöön, joten monessa yrityksessä supistetaan toimitiloja, jolloin myös arkistoja löytyy tilojen kätköistä ja niiden jatkosijoitus tulee mietittäväksi”, sanoo arkistopalvelujen palvelupäällikkö Sini Hietala Valorolta.
”Toisaalta etätyö tuo haasteita siihen, miten arkistoissa sijaitsevat paperit ovat kaikkien käytettävissä.”
Miksi arkistopalvelujen ulkoistaminen kannattaa?
Me Valorolla tarjoamme arkistopalvelujen ulkoistamista, eli jatkuvaa arkistopalvelua joko asiakkaan omissa tiloissa tai meidän arkistohotellissa. Listasimme 5 syytä, miksi ulkoistaminen kannattaa:
1. Kustannustehokkuus
Arkistopalvelujen ulkoistaminen tuo kustannussäästöjä monin eri tavoin. Jos arkisto siirretään Valoron tietoturvalliseen arkistohotelliin, yritys saattaa saada toimistotilaansa supistettua ja vuokraa pienemmäksi. Meillä asiakas maksaa ainoastaan käyttämästään arkistopaikasta, jolloin ei jää hukkatilaa.
Kun arkistopalvelut on ulkoistettu, yrityksen ei myöskään tarvitse varata enää omaa henkilökuntaa arkistotoimintoihin, mikä voi tuoda myös kustannustehokkuutta.
2. Turvallisuus
Arkistot sisältävät usein luottamuksellisia tietoja, joissa on korkea tietosuoja. Siksi arkiston turvallisuudesta on huolehdittava joka sekunti.
Tietoturva on korkeampi, kun ammattilainen huolehtii arkistosta. Valoron henkilökunta on käynyt läpi laajat tietoturvakoulutukset ja koulutusta myös jatkuvasti ylläpidetään ja täydennetään. Varsinaisissa arkistotiloissa huomioidaan kaikki fyysisen turvallisuuden vaatimukset ja minimoidaan poikkeamat.
Lisäksi Valorolla tehdään jatkuvasti myös tilojen ja toimintojen auditointeja, jotta turvallisuutta voidaan entisestään parantaa.
3. Joustavuus
Monet tekevät etätöitä ainakin silloin tällöin, jolloin myös arkiston käytön on oltava joustavaa ja paikasta riippumatonta. Kun me huolehdimme arkistosta, pystymme noutamaan vaaditun dokumentin ja toimittamaan sen digitoituna minne vain, nopeasti ja sujuvasti.
Joustavuus tarkoittaa myös sitä, että arkiston aineistoa voidaan käsitellä eri tavoin. Paljon käytettävät dokumentit voidaan digitoida, vähemmän tarvitut – mutta säilytettävät – jättää paperisina arkistoon. Toisaalta arkistoinnin ammattilaiset huolehtivat myös dokumenttien tietoturvallisesta tuhoamisesta, kun on sen aika.
4. Tiedonsaannin varmistaminen
Joissakin yrityksissä arkistonhoito saattaa olla yhden henkilön homma. Se on kiikkerä tilanne. Entä jos henkilö jää sairauslomalle tai vaihtaa työpaikkaa?
Kun arkistosta huolehtiminen on tiedonhallinnan ammattilaisten hallussa, varmistetaan ajantasainen tiedonsaanti kaikissa tilanteissa. Tieto ei ole yhden ihmisen varassa.
”Kun arkisto siirtyy meille, käymme läpi asiakkaan kanssa kaikki arkistoon liittyvät asiat, myös niin sanotun hiljaisen tiedon, jotta sekin on tallessa ja arkiston jatkuvuus taattu”, lisää Hietala.
5. Keskittyminen ydinliiketoimintaan
Monet yritykset harkitsevat tarkasti, mitä heidän kannattaa hoitaa itse ja minkä voi ulkoistaa. Ulkoistamisen hyöty ylipäätään usein on se, että se auttaa keskittymään omaan ydinliiketoimintaan. Tämä pätee myös arkistoihin. Kun arkistopalvelut hoitaa ammattilainen, tietoturvallisesti ja joustavasti, varsinaiset työt sujuvat.
Miten arkistopalvelujen ulkoistaminen tapahtuu?
Usein yhteistyön alkaessa työ alkaa yhteisellä suunnittelulla, keskustelulla ja arkiston kartoituksella, eli Valoro käy läpi yrityksen arkiston tämänhetkisen tilanteen.
”Läpikäynti tehdään yhteistyössä asiakkaan kanssa mutta mahdollisimman vähän asiakasta kuormittaen”, lupaa Hietala.
Arkistoasioiden ammattilaisille arkistojen läpikäynti on tuttua – alasta riippumatta. He huomaavat myös, mikäli osa aineistosta on jo vanhentunutta, jolloin se voidaan tietoturvallisesti tuhota jo ennen mahdollista arkiston muuttoa. Usein arkiston seulonnassa materiaalin määrä vähenee 20–50 prosenttia.
Hietala korostaa, että muuttoissakin ammattilaisen ote on tärkeä. Arkiston muutto ei tosiaankaan tarkoita pelkkää papereiden nopeaa pakkaamista laatikoihin ja viemistä pois.
”Aineistot siirretään hallitusti niin, että arkiston järjestyksestä pidetään huolta tarkkaan joka vaiheessa. Näin mikään tieto ei katoa ja arkistosta on helppo löytää jatkossakin kaikki tarvittava.”
Jos teillä on tarvetta ison tai pienen arkiston hoidon parantamiseen, ota yhteyttä!
