Aina näin alkuvuodesta arkistonhoidon arkeen kuuluu tiensä päähän tulleiden asiakirjojen poistoista huolehtiminen. Meillä Valoron tietoturvallisessa arkistohotellissa sijaitsevien paperisten arkistojen palveluun tämä kuuluu automaattisesti.
”Kun me olemme ottaneet arkiston haltuun asiakkaalta, jokaiselle asiakirjalle on määritelty säilytysaika. On niin sanottua ainaissäilytettävää aineistoa, joillakin asiakirjilla säilytysaika voi olla 20 vuodesta jopa 120 vuotta ja sitten toisaalta taas on lyhyemmän säilytysajan vaatimia aineistoja”, kertoo arkistopalveluista vastaava palvelupäällikkö Sini Hietala.
”Määritellyn säilytysajan perusteella asiakirjat nousevat automaattisesti arkistonhallintajärjestelmästämme hävityslistaehdotukselle, joka vuosittain toimitetaan asiakkaalle.”
Myös lait määrittelevät säilytysaikoja
Useimmiten asiakirjojen säilytysaika määräytyy lain vaatiman minimisäilytysajan mukaan. Yleisimmät sovellettavat lait ovat arkistolaki ja kirjanpitolaki.
”Esimerkiksi kirjanpitolain mukaan yritysten on säilytettävä kirjanpitoaineistoa 6–10 vuotta aineistolajista riippuen.”
Ennen kuin asiakirjoja kuitenkaan toimitetaan tietoturvalliseen tuhoukseen, asia tarkistetaan asiakkaalta. Vaikka lain vaatima säilytysaika olisi tullut täyteen, silti joitakin asiakirjoja saatetaan haluta säilyttää.
Miksi aineistoja halutaan silti säilyttää?
Yrityksillä on yleensä hyvä syy säilyttää asiakirjoja lain vaatiman säilytysajan jälkeenkin.
”Esimerkiksi jotkut yritykset saattavat haluta säästää asiakirjoja säilyttääkseen yrityshistoriaa. Jonkun tietyn vuoden aineistot voivat olla historiasyistä tärkeitä tai halutaan säästää esimerkkejä tietyn ajan asiakirjoista. Jotkut yritykset ovat halunneet toiminnastaan johtuen esimerkiksi säilyttää asiakirjojaan lain määräämää vähimmäisaikaa vaadittua kauemmin”, Sini Hietala kertoo.
EU:n tietosuoja-asetus, eli GDPR, kuitenkin määrää, että esimerkiksi henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja saa säilyttää vain niin kauan, kun se on perusteltua tietojen tarpeellisuuden näkökulmasta.
”Jokaisen yrityksen täytyy olla hereillä ja tietää, mitä omassa arkistossa on. Etenkin henkilötietoja sisältävien asiakirjojen kanssa tulee olla tarkkana.”
Arkiston poistot vähentävät tilaa – ja usein myös hintaa
Arkiston poistot, eli tarpeettomien asiakirjojen tuhoaminen, pienentää tarvittavaa hyllymetrimäärää. Tämä näkyy usein asiakkaalle myös pienempänä hintana.
”Tämä on myös ulkoistetun arkistopalvelun hyöty: ei säilytetä turhaa eikä makseta turhasta.”
Arkiston ulkoistaminen Valorolle tarkoittaa monesti sitä, että arkisto pienenee jo haltuunottovaiheessa. Arkiston siirron yhteydessä kaikki aineistot nimittäin käydään läpi ja usein löytyy materiaalia, jonka voi suoraan toimittaa tietoturvalliseen tuhoamiseen. Sekin on monelle asiakkaalle positiivinen yllätys.
”Arkistohotelli on palvelu, jonka avulla asiakas yleensä säästää sekä tilaa että kustannuksia”, tietää Hietala.
Arkaluonteisten asiakirjojen tuhoaminen aiheuttaa joskus kysymyksiä. Siinä aineiston tietosuoja pysyy korkealla joka vaiheessa.
”Tuhoaminen on ammattilaisten hoitamana erittäin tietoturvallista ja se tapahtuu tarkkaan kontrolloidun prosessin mukaan. Aineisto tuhotaan silpuksi, vähintään standardin DIN66399 turvaluokka 3 mukaan.”
Tarvitsetko arkistohotellipalvelua? Pyydä tarjous!
