Kuvittele tilanne: Olet juuri saanut tietää, että yrityksesi vanha asiakastietokanta, jota ei ole päivitetty vuosiin, on joutunut tietomurron kohteeksi. Tiedot, jotka olisivat voineet olla jo tuhottuja, ovat nyt rikollisten käsissä.
Nykypäivän nopeasti muuttuvassa digitaalisessa ympäristössä monet yritykset ja organisaatiot voivat huomaamattaan altistua vakaville tietoturvariskeille vanhojen asiakastietojen ja dokumenttien säilyttämisen vuoksi.
Lainsäädäntö ja yleiset tietosuojaan liittyvät käytännöt ovat kehittyneet huomattavasti viime vuosina. Yritykset, jotka eivät pysy tämän kehityksen mukana, voivat vaarantaa tietoturvansa, maineensa ja jopa joutua juridiseen vastuuseen.
Tietosuojalainsäädäntö muuttuu – ja syystä
Nykymaailmassa tietosuoja on kuuma aihe, ja lainsäädäntö heijastaa tätä. Vuonna 2018 voimaan astunut EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) tiukensi merkittävästi henkilötietojen käsittelyä koskevia vaatimuksia. Uusi asetus oli hyvä, koska se palautti ihmiselle itselleen oikeudet omaan tietoonsa. Yritysten on myös toimittava läpinäkyvimmin eikä enää voi tallentaa tietoja vain varmuuden vuoksi.
Myös kansalliset lait ovat seuranneet GDPR:n perässä, asettaen omia tiukkoja määräyksiään.
Useimmat yritykset ovat tietysti muuttaneet tietojen keruutaan GDPR:n mukaiseksi. Mutta onko tietojen säilytyskäytäntöjä muutettu?
Yritykset saattavat säilyttää asiakastietoja ja muita arkaluonteisia dokumentteja laittomasti, mikä voi johtaa vakaviin tietoturvariskeihin. Ja vaikka vanha arkisto olisikin hyvässä turvassa, ei huolehdita esimerkiksi päättyneiden sopimusten poistamisesta. Kun säilytysaika päättyy, sopimus tulee tuhota.
Vanhojen tietojen säilyttämisen riskit
Yritykset, jotka pitävät kiinni vanhoista – ennen GDPR:n voimaantuloa tallennetuista – asiakastiedoista, saattavat huomaamattaan asettaa itsensä suureen vaaraan.
Syyt pitää tallessa vanhoja tietoja voivat olla moninaisia. Ehkä vanha asiakasrekisteri on vain unohtunut, ehkä sitä pidetään ”varmuuden vuoksi” vielä tallella.
Vanhat asiakastiedot ja dokumentit ovat valitettavasti erityisen riskialttiita. Ne sisältävät usein henkilökohtaisia tietoja, joita ennen muinoin innolla kerättiin, jolloin joutuessaan vääriin käsiin, ne aiheuttavat vakavan riskin.
Kolme riskialtista tiedonhallintatilannetta
Listasimme kolme erilaista vanhojen asiakastietojen hallinnan riskitilannetta:
- Fyysiset dokumentit – unohtuneet ja turvattomat: Paperiset asiakirjat, jotka säilytetään vanhoissa arkistoissa tai varastoissa, ovat alttiita katoamiselle, varkauksille ja vahingoittumiselle. Lisäksi niihin voi olla pääsy henkilöillä, joilla ei ole oikeutta käsitellä kyseisiä tietoja.
- Vanhat järjestelmät – digitaalinen aikapommi: Monet vanhat asiakastiedot säilytetään digitaalisissa järjestelmissä, jotka eivät täytä nykyisiä tietoturvastandardeja. Tällaiset järjestelmät voivat olla alttiita tietomurroille, erityisesti jos niissä ei ole toteutettu ajantasaisia suojaustoimenpiteitä.
- Tietojen hallinta – kaaos odottaa purkamista: Yrityksillä voi olla vaikeuksia hallita vanhoja tietoja, erityisesti jos niitä on kertynyt vuosien saatossa paljon. Tämä voi johtaa tilanteeseen, jossa tietoja säilytetään tarpeettoman pitkään, vaikka lainsäädäntö edellyttäisi niiden tuhoamista tietyn ajan kuluessa.
Miten tilanne korjataan?
On selvää, että yritykset ja organisaatiot tarvitsevat tukea tämän haasteen ratkaisemiseksi. Me Valorolla tarjoamme ratkaisun: arkistojen ja dokumenttien ulkoistaminen asiakirjahallinnan ammattilaisille, jotka ymmärtävät digitaalisessa ympäristössä toimimisen haasteita sekä lain ja tietoturva-asetusten asettamia vaatimuksia.
Me olemme erikoistuneet auttamaan yrityksiä ja julkisia yhteisöjä varmistamaan, että heidän arkistonsa ovat turvallisia ja lainmukaisia. Palveluihimme kuuluu arkistojen kartoitus, asiakirjojen digitointi ja turvallinen arkistointi arkistohotelliimme.
Lisäksi huolehdimme siitä, että vanhat ja tarpeettomat asiakirjat tuhotaan lain vaatimalla tavalla, estäen tarpeettoman riskin syntymisen.
Älä anna vanhojen asiakastietojen olla aikapommi, joka voi räjähtää milloin tahansa. Ota yhteyttä!
